「成約に結びつけるために営業の知識を深めてきたつもりだが、頭打ちになってきた」「最近は商談を断られることも多く、営業自体がうまくいっていない」という悩みを持つ営業マンも多くいます。
そのような場合には手紙を活用することがおすすめです。
この記事では営業で手紙が効果的な理由や手紙を送る際のポイントをご紹介します。あなたや会社の営業成績アップのためにも、ぜひ参考にしてみてください。
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営業に手紙が効果的な3つの理由
営業に手紙が有効な理由は下記の3つです。
- メールよりも開封率が高い
- 決裁者に直接届きやすい
- 自社商品の魅力をわかりやすく伝えられる
メールよりも開封率が高い
営業に関係なく、最近はメールやチャットのやり取りがほとんどです。取引先からたくさんのメールやチャットが来ていて見飽きている担当者も少なくありません。
そこで、あえて手紙を送ると何か大切な書類の可能性もあるため、開封率が上がります。
手紙は物理的に手元に残りやすいメリットもあるため、メールに比べて成約率アップが期待できるでしょう。
決裁者に直接届きやすい
テレアポや訪問営業は「その部門の担当者」が出る場合がほとんどです。そのため担当者に門前払いされてしまう、といったケースも少なくないでしょう。
一方の手紙では、「社長」や「部長」など決裁者に直接送ることができるため、見てもらえる可能性が高まります。
キーパーソンに接触できるチャンスでもあるため、手紙は積極的に活用するのがおすすめです。
自社商品の魅力をわかりやすく伝えられる
テレアポや直接訪問では、商品サービスの内容を「口頭」で伝えなければなりません。口頭だと伝え忘れがあったり、相手がイメージを掴めなかったりします。
手紙では、内容を文章で伝えることができるため、相手のイメージも湧きやすいです。また、形に残るため、見返してもらうことも望めます。
商品サービスをより魅力的に伝えやすくなるため、作成の手間はかかりますが、手紙の使用を検討しましょう。
先方に手紙を送るときの5つのポイント
手紙を先方に送るときには5つのポイントがあります。
- 手書きで作成する
- 手紙は「1行目」が肝心
- 筆ペンを使って「特別感」を出す
- 売り込みではなく気持ちを伝える
- 文章が機械的にならないよう意識する
手書きで作成する
営業の手紙は電子テキストでも多少の効果はありますが、少しでも成約に結びつけたいと考えるのなら、手書きがおすすめです。
手書きの方が相手へ熱量が伝わりやすく、より効果的になります。
また、よくある疑問に、「ハガキでも良いのか？」があります。顧客に手紙を出す場合は、レターサイズの用紙に文章を書き、封筒に入れて送るのが望ましいです。
ハガキでも問題はありませんが、見てもらいたい決裁者以外の人に見られる可能性が高まります。せっかくの感謝の気持ちを伝えるものなので、ハガキではなく手紙で送るようにしましょう。
1行目の文章を工夫する
ビジネスも含めて人との関わりの中では、ファーストインプレッションが重要です。手紙においては1行目がそれに当たります。
一般的なビジネスシーンでは、「お世話になっております。〇〇でございます」と書くパターンが多いでしょう。
しかし、このような単調な文調では、相手に気持ちが伝わりません。親近感を持ってもらうために少しカジュアルめの文章にしたりと、1行目で相手の心を掴めるような文章を意識しましょう。
ただし、なかにはマナーを重んじる人もいるので、相手との関係性やスタンスに合わせて1行目を工夫するようにしてください。
筆ペンを使って特別感を出す
手紙を書くときの文房具はボールペンから万年筆までさまざまですが、特におすすめしたいのが筆ペンです。筆ペンは上品さを出せる上に、相手に対して特別感を与えることもできます。
ただ、筆ペンは扱い方が難しく、慣れていない人がいきなりスラスラと書くのはハードルが高いです。
そういった方は万年筆でも問題ありません。筆ペンであっても、万年筆であっても、手書きであれば気持ちは伝わりやすくなります。
売り込みではなく気持ちを伝える
法人に手紙を出す場合、結果を出そうとするあまり、売り込みになりがちです。しかし、そこはグッと堪えて、相手に気持ちを伝えることを意識しましょう。
自社の商品の魅力を多く伝えたい気持ちもわかりますが、一方的な内容だと相手に拒絶されてしまいます。
売り込むのではなく、あくまでもメリットを提示して、相手の役に立ちたい気持ちを伝えることが大切です。
文章が機械的にならないよう意識する
何枚も手紙を出していると、内容がテンプレート化し、文章が機械的になりやすいです。
ありきたりで機械的な文章だと相手に気持ちが伝わりにくくなります。せっかくの手書きなので、相手に合わせてオリジナルの文章を意識しましょう。
営業で送る手紙の文例
それでは最後に、実際に手紙を書くときの「文例」を見ていきましょう。
新規開拓と関係のある企業それぞれのパターンに分けて、参考にしたい文例をご紹介します。
新規開拓の場合
| （時候の挨拶） はじめまして。面識がない中の突然のお手紙をお許しください。 わたくし、△△株式会社の△△△△（フルネームで）と申します。弊社は、〇〇（商品・サービス）を取り扱う企業として、今年で創業〇〇周年を迎えました。同業界で得意としておりますのが、〇〇の技術力です。 〇〇を必要とする企業様にいっそう貢献したい気持ちで、この度ご連絡を差し上げたおります。つきましては、〇〇に関して貴社に課題がおありでしたら、ぜひ一度お話をお聞かせいただきたく存じます。 もしご興味がございましたら、気軽にご連絡いただけると幸いです。ご多用の中恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。敬具 |
新規開拓では面識のない企業に手紙を送るため、まず「自分が何者なのか」をしっかりと伝えましょう。
初めてのコンタクトでいきなり「営業っぽさ」や「売り込み感」を出すのはNGです。
商品サービスの説明は簡潔にし、お互いの関係づくりのきっかけとなる手紙を意識しましょう。
すでに関係のある企業の場合
| （時候の挨拶） △△株式会社の△△△△（フルネームで）と申します。突然のお手紙になってしまい申し訳ございません。 先日はお忙しい中にもかかわらず、お時間をいただき、誠にありがとうございました。弊社の〇〇（商品・サービス）についてご紹介させていただきましたが、その後いかがでしょうか。 お会いした頃から、機能のブラッシュアップを加え、実績も積み上げて参りました。貴社のお悩みに寄り添ったご提案ができると考えております。 もし興味がございましたら、気軽にご連絡をいただけると幸いです。ご多用の中恐縮ですが、何卒ご検討のほどよろしくお願いいたします。 |
名刺交換をした、展示会で会った、簡単な商談をしたことがあるなど、すでにコンタクトのある企業は意外と多いでしょう。
そういった企業に対しても手紙は有効です。「以前会ったときから、その後いかがでしょうか」という確認をし、自社商品・サービスにもブラッシュアップを加えている旨を伝えます。
久しぶりに連絡をする訳なので、ここでも「売り込み感」は出さない方が良いでしょう。
まとめ
営業で手紙を用いるメリットは下記の通りでした。
- メールよりも開封率が高い
- 決裁者に直接届きやすい
- 自社商品の魅力をわかりやすく伝えられる
相手に気持ちを伝えるためにも手紙は有効なので、上記で紹介したポイントを踏まえて営業に活かしてみてください。
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