テレアポ業務が思うように成果につながらず、お困りの企業は多いのではないでしょうか。テレアポはただやみくもに電話をかければ良いわけではなく、コツをおさえて行うことが大切です。
そこでこの記事では、テレアポ営業が顧客獲得や実績になかなかつながらないとお悩みの方に向けて、テレアポが上手い人の特徴やテレアポが上手くいかない原因、テレアポが上手くなるコツなどをご紹介します。
テレアポに苦手意識のある方や、企業としてテレアポの成果を上げたいとお考えの方は、ぜひ参考にしてみてください。
テレアポが上手い人の特徴7選
なかなか上手くいかないという人は、まずは上手いなと思う人を観察し、真似してみると良いかもしれません。
テレアポが上手い人には共通する特徴があるので、詳しく見ていきましょう。
そもそも架電数が多い
そもそも電話をかける数が多くないと上手くいく件数は増えません。
架電数を増やすには、テレアポ業務の効率化が鍵を握ります。たとえばコールシステムの使い方に慣れ素早く行えること、メモを取るスピードを早くする、質問に対するリサーチのスピードを早くするなどが実現できると、テレアポ業務が効率化でき、架電数が増えるでしょう。まずはシステムを使いこなすことに集中し、少しずつスピードを上げることを意識することをおすすめします。
説明が簡潔で理解しやすい
説明がわかりにくいと、「もっと話を聞いてみたい」「この人に仕事を任せたい」という気持ちになりにくいです。
説明が簡潔で理解しやすいということは、相手の立場に立って考えることができるということの現れです。そういった姿勢を感じられるからこそ、説明がわかりやすいと「この人なら信頼できるから仕事を任せたい」と思い、成約につながるのかもしれません。
商品サービスを説明するときは、相手の目線に立ち、相手がどういった情報を知りたいのかを想像しながら論理的に話すことが大切です。
コミュニケーション能力がある
会話はキャッチボールです。話す力があるだけではなく聞く力も必要となります。いくら上手に商品説明ができても、相手の話を引き出し聞く力がなければ、上手く成果を上げられないかもしれません。
また、相手の反応を言葉だけでなく息遣いや反応、声色などから読み取り、それに合わせて対応することも大切です。コミュニケーション能力の高い人は、意識しなくてもこういったことが上手にできることが多いでしょう。
コミュニケーション能力に自信がない方は、相手の反応を見逃さないことや相手の話に耳を傾けることを意識してみましょう。
メンタルが強い
テレアポに向いている方の特徴として、メンタルの強さが挙げられます。テレアポではアポイントが成功することよりも、断られることの方が多いです。結果に一喜一憂していたのでは、平常心で架電を続けることはできません。
そのため、たんたんと架電をし続けられるメンタルの強さが、テレアポの成功には必要不可欠です。メンタルの強さは人により異なり、一朝一夕で変えられるものではありませんが、業務を経験する中で、慣れていくことはできるでしょう。
自社の商品やサービスの知識が豊富
テレアポの相手先から何か質問をされたとき、すぐに答えられる場合とそうでない場合では、すぐに答えられた方が相手からの信頼を得られやすく成約にもつながりやすいでしょう。質問がくるということは、自社の商品に少なからず関心を持っているということです。それなのに瞬時に答えられないと、相手の興味が薄れてしまうかもしれません。
すぐに対応するためには、自社の商品やサービスについての知識をしっかりと身につける必要があります。より関心を持ってもらうためにも、商品についての知識を深めておくことが大切です。
自身のトークを分析して常に改善を意識している
テレアポでの自分のトークが上手いかどうか、改善点はどこかなど、なんとなく電話をかけているだけではなかなか判断できません。そこで意識的に、アポを獲得できたトークと失敗した際のトークの違いを分析してみましょう。
相手の特徴や自分のトークの仕方や結果などを踏まえ客観的に分析するよう意識することで、改善点がわかり成功パターンを導きだせるでしょう。それにより、アポの獲得率が向上するかもしれません。
相手に合ったトークスクリプトを用意している
テレアポでは、ある程度トークスプリプクトを用意していることが多いでしょう。しかしそれに頼りすぎてしまうと、テレアポは上手くいきません。相手に合わせたトークスクリプトを用意し臨機応変に対応することで、会話を心地よく続けることができます。
話し方を相手に合わせて変えることも大切です。たとえば会話のスピードに関していうと、手早く済ませたい人もいればじっくり話したい人もいるでしょう。
また、礼儀正しい話し方を好む人もいれば、少しくだけた話し方の方が好きな人もいます。相手の状況や性格を読み取り、それに合わせて話し方を変えることも重要なポイントです。
顧客データのリサーチも欠かさない
テレアポが上手い人の特徴として、電話をする前に顧客データをしっかりと確認している点も挙げられます。たとえば企業相手の場合は、企業のプレスリリースやニュース記事などをチェックしておき、その内容を会話に取り入れるのがおすすめです。
相手の情報が一切ない状態で電話をしても、なかなか会話の糸口は見つかりません。しかし情報を仕入れておくことで、会話が弾むきっかけとなるかもしれません。これにより親近感や信頼感を持ってもらえ、アポイント獲得につながるかもしれません。
テレアポが上手くいかない原因とは
テレアポが上手くいかない原因には、以下のような点が挙げられます。
- 苦手意識や恐怖心が大きい
- トークスクリプトに頼りすぎている
- 準備不足・リサーチ不足で架電している
- 相手の話を聞いていない
- 切り返しトークができない
このような上手くいかない原因を知り改善していくことで、テレアポの成功確率が上がるかもしれません。それぞれ詳しく見ていきましょう。
苦手意識や恐怖心が大きい
テレアポはストレスのたまる仕事で、離職率も高いと言われています。原因として、断られることが多く、精神的に落ち込んでしまうことが挙げられます。
ベテランであっても、断られることはもちろんあります。新人の場合は、断れることが多く苦手意識や恐怖心が強くなってしまうこともあるでしょう。こうした状態ではトークも上手くいかず、ますます断られる率が高くなるという悪循環に陥ってしまうこともあります。
断られる経験に慣れ、「断られるのは普通のこと」と思えるようになると、苦手意識や恐怖心も薄れるかもしれません。
トークスクリプトに頼りすぎている
テレアポではトークスクリプトを準備していることは珍しくありません。しかしそれに頼りすぎて、トークスクリプトを読むことにばかり集中すると、相手の反応を読むことができなくなってしまいます。
そうすると、会話のキャッチボールや相手に配慮することが難しくなります。もちろん伝えなければいけない内容はしっかりと伝えなければなりません。
しかし、テレアポでは会話の中から相手の意図を探ることも重要です。こちらの意図をしっかりと伝えつつ、相手のニーズも探るよう会話を続けられるようにしましょう。
準備不足・リサーチ不足で架電している
テレアポは、ただなんとなく相手に電話をかければ良いというわけではありません。しっかりとアポイントを取ろうと思ったら、準備やリサーチをしっかりと行うことが大切です。
たとえば経験不足で業務自体に慣れていない場合は、システムの操作に手間取り効率よく架電できないこともあるでしょう。伝えるのに精一杯で、相手に響く話し方まで意識できないこともあるかもしれません。
また、相手の都合の良い時間帯をリサーチし、その時間にかけることも大切です。忙しい時間にかけてもじっくりと話ができないので、効率よくアポイントを取ることはできません。
業務に集中できるよう準備をし相手の情報をしっかりリサーチすることで、効率よくアポイントを取れるようになるでしょう。
相手の話を聞いていない
テレアポでは、自分の話を聞いてもらいたいという気持ちが先立ち、相手の話に耳を傾けられないという状況に陥りがちです。突然の電話でこちらの状況も読まずに一方的に話をされても、困惑させてしまうだけでしょう。不快感を与えてしまうと、アポが取れないだけでなく会社自体の信頼も失いかねません。
テレアポでは、相手の立場に立って考えながら話をすることが大切です。つい話をすることにばかり集中してしまう人は、相手の話を聞くことを意識してみましょう。
切り返しトークができない
テレアポ業務では、アポを獲得できるチャンスはそう多くはありません。そのため少しでもチャンスがあるときは、上手く切り返しトークをすることが大切です。これができないと、少ないチャンスをものにできなくなってしまいます。
たとえば、担当者が不在だった場合に「またかけなおします」と返すのではなく、いつなら都合が良いか確認したり、担当者の内線番号を確認したりするとチャンスが広がるでしょう。待ちの姿勢ではなく、攻めの姿勢が重要です。とはいえ、やりすぎると引かれてしまう可能性もあるため、ちょうど良い距離感の切り返しトークを用意しておきましょう。
テレアポが上手い人になるには？
ここまでは、テレアポが上手い人の特徴や、上手くいかない原因を確認してきました。
ではテレアポが上手い人になるには、具体的にどうすれば良いのでしょうか。以下のことを実践すると、テレアポが上手くなるかもしれません。
- 自分のトークを録音して改善点を洗い出す
- 上手い人のトークを真似する
- 傾聴スキルを身につける
- 質問力を身につける
テレアポが上手くいかない原因はわかったけど、なかなか改善できないという人は、ぜひ参考にしてみてください。
自分のトークを録音して改善点を洗い出す
自分のトークを客観的に分析し、問題点を洗い出すことは容易ではありません。話した内容は分析することはできるかもしれませんが、話し方の改善点まで見つけることは難しいでしょう。
しかし、自分のトークを録音して聞き返すことで、気がつかなかった問題点が明らかになります。たとえば、話すスピードが適切か、「えっと」「あー」など無駄な言葉が多くないかなど、話し方のクセは自分ではなかなか気が付きにくいものですが、録音をして聞き直すことで改善点がよくわかるようになります。
上手い人のトークを真似する
同じ部署に、アポの獲得率や成約率が高い人はいませんか？そういったテレアポが上手い人のトークを分析し、真似をすることもトークが上手くなる近道です。トークが上手い人の話し方と、自分の録音データを比較して違いを分析してみるのもおすすめです。
どんなことでも上達の近道は、上手い人の真似をすることです。同じことはテレアポにもいえるでしょう。
「真似をしてみたけど上手くいかない」という場合は、トークの上手い人に直接どういったことを意識しているのかコツを聞いてみるのも良いかもしれません。
傾聴スキルを身につける
傾聴とは、相手の気持ちに寄り添いつつ話を聞く技術のことです。傾聴スキルを身につけると、相手は「もっと話を聞いてほしい」と感じ、その結果相手のニーズを引き出すことにつながります。
テレアポでは、ついこちらの意図をしっかりと伝えることに夢中になり、相手の話を聞くことを忘れがちです。相手の話を聞くことも意識することで、相手の安心感を引き出すことができるでしょう。
傾聴スキルの一つに、相手の話をおうむ返しする、相手にトーンを合わせたりあいづちを打ったりするといったものがあります。こうしたスキルを取り入れると、さらに信頼関係が築きやすくなるので、取り入れてみてください。
質問力を身につける
トーク力でせっかく興味を持ってもらえても、アポの取り方で失敗してしまっては元も子もありません。アポを確実に取るには、質問力を身につけることが大切です。
たとえば、日程を決める際に「〇月〇日はどうですか？」とピンポイントで聞いてしまうと、その日に都合がつかなかった場合「その日は無理です」で話が終わってしまう可能性があります。しかし「今週と来週ならどちらがよろしいですか？」というように広い範囲から選択してもらい、少しずつ絞り込むことで日にちを決めやすくなるでしょう。
テレアポ営業のメリット
テレアポ営業は、断られることが多くストレスも多い業務です。それでもテレアポ営業が無くならないのは、それに見合うだけのメリットがあるためです。
そこでここでは、テレアポ営業にはどういったメリットがあるのか見ていきましょう。
- 移動時間なしで多くの顧客にアプローチできる
- 潜在顧客も獲得できる
これまでテレアポにあまり力を入れてこなかった会社も、テレアポを見直すきっかけになるかもしれません。
移動時間なしで多くの顧客にアプローチできる
テレアポの一番のメリットとして、移動時間なしで多くの顧客にアプローチできることが挙げられます。
電話さえあれば、場所に関係なくどこの会社にもアプローチできるのです。直接足を運ぼうとすると、移動時間がかかりますし交通費などのコストもかかります。メールやファックスでは一方的なやりとりになり、見てもらうことさえ難しいかもしれません。
しかしテレアポはテクニック次第で、より多くの人にアプローチしつつ興味を持ってもらうこともできるでしょう。
潜在顧客も獲得できる
テレアポは、興味はあるけど自分から調べたりアプローチしたりするほどではないといった、潜在的顧客を獲得するのに効果的です。
自分から動いて商品を獲得しようとしている顕在層へのアプローチは、売上に直結しやすいです。とはいえ、そこばかりにターゲットを絞っても成果はなかなか上がりません。
しかし潜在層にアプローチできれば、契約できるチャンスは広がります。テレアポは、潜在層がニーズを自覚する良いきっかけとなるのです。
電話営業でアポイントを取るには？
電話営業でアポイントを取る確率を上げるには、個人の努力に任せるだけでは不十分ですし、効率も良くありません。企業側にもできることはあるので取り入れていきましょう。
- 研修を念入りに行う
- 社内でロールプレイングを行う
- テレアポ代行業者に依頼する
これらについて、それぞれ詳しく解説していきます。
研修を念入りに行う
先程からお伝えしている通り、テレアポの成功率を上げるには、さまざまなコツが必要です。それらを自分の努力だけでつかむのは大変ですし時間もかかります。
そこで、会社で研修を行いアポイントのスキルを身につけるようにすると、上達のスピードも上がるでしょう。
研修では、基本的なシステムの使い方やテレアポのやり方を伝えるだけでなく、傾聴スキルを身につけることや魅力的な説明の仕方、ロールプレイングによる応対訓練なども行うと効果的です。
社内でロールプレイングを行う
座学でトークスクリプトや傾聴スキルを学んでも、実際にそれらを使ってトークをしてみないと、身につけることは難しいでしょう。
そこで社内でロールプレイングを行い、学んだ内容を練習してみることをおすすめします。二人一組になり、一人は顧客役、もう一人はテレアポ役を行います。顧客役はさまざまな顧客パターンを演じ、テレアポ側は、それをどう乗り切ると良いか確認しましょう。その都度客観的なフィードバックをもらうことで、課題が明確化し、スキルアップにもつながります。
テレアポ代行業者に依頼する
テレアポにはさまざまなコツやスキルが必要です。これらを身につけるには、時間がかかります。自社でこういった人材を育てるよりも、専門のテレアポ代行業者に依頼する方が効率的なこともあるでしょう。
テレアポ代行業者はテレアポに特化してスキルを身につけているので、効率よく成果を上げることができます。企業側はテレアポに関する業務時間をほかの重要な業務に回すこともできるので、テレアポの成果を上げるだけでなく、コストカットや業績アップも見込めるでしょう。
テレアポ営業ならカイタクへお任せください
今回ご紹介した通り、テレアポを成功させるにはさまざまなコツが必要です。
テレアポ営業の成果が出ないとお困りの企業は、ぜひカイタクにお任せください。カイタクなら低コストで新規顧客の開拓や営業スタッフの負担を減らすことができ、効果的なマーケティングを実現いたします。
その秘密は最先端のAI「スマートターゲティング」にあります。これを使うことで、リアルタイムの企業情報の収集や分析、見込み顧客の行動分析が可能となり、顧客のキャッチにつなげることができます。
貴社の業種や事業形態に合わせ、最適なご提案をいたしますので、ご相談フォームからお気軽にご相談ください。
3つのプランを毎月自由に変更可能
カイタクでは、以下の3つのプランが用意されており、毎月自由に変更できます。
- フォーム＋コールフォロー
フォームの営業代行を行い、反応を見せた顧客に対し電話でアポイントを取ります。効果的な文章を作成することで、高い効果が見込めます。
- フルコール
ターゲットがはっきりしている場合は、リストに記載された全ての企業に対し、電話でコンタクトを取ります。
- 手書き風手紙＋コール
手書き風の手紙を企業に届けることで、成約率をアップさせます。送付後は電話でのフォローも行います。
結果に応じて営業チャネルを最適化し、貴社にとって最善の営業プランをご提案します。
まとめ
テレアポで成約率やアポ獲得率を上げるには、さまざまなコツやスキルが必要です。これらを身につけるには、本人の努力とともに企業側の努力も必要となります。
しかし、それにはどうしても時間がかかるものです。こうした人材を自社で育てるよりも、代行業者に依頼した方が効率が良く、コスト削減にもつながるかもしれません。
カイタクは営業のプロが貴社をサポートいたします。
テレアポに費やしていた時間や人材をほかの重要な業務に回すこともでき、結果的にコスト削減や業績アップにつながるかもしれません。テレアポでなかなか成果が上がらないとお困りの企業は、ぜひカイタクにご相談ください。
フォーム営業代行からマルチチャネル営業までB2B向けの伴走型営業支援サービス「カイタク」
日本初のB2B向けフォーム営業代行サービスとしてスタートしたカイタクは、数百社以上のお客様の支援実績をもとにした「勝ちパターンを探す」のが得意なB2B向け伴走型営業支援サービスです。
カイタクは、フォーム送信自動化ツールや従来の送信代行企業とは異なり、プロのライターによる訴求メッセージの作成と、目標に照らしたオリジナル送信先リストの作成に加えて、月1回の「勝ちパターン探し」の戦略会議を特徴としています。
テレアポ・手紙・FAXも組み合わせたマルチチャネル営業
また、新規営業のアポの獲得の成功率には、ライティング（訴求メッセージの作成）とターゲティング（送信先リストの作成）の組み合わせのほかに、営業チャネル（コミュニケーション媒体）も大きく影響します。カイタクでは、「フォーム送信」「フルコール（テレアポ）」「手書き風手紙」「FAX DM」などの媒体を組み合わせた「マルチチャネル営業」も得意としています。
”良いサービス・製品を作っているのに全然知ってもらえない”
新規開拓の営業やリード獲得が必要なのに、担当者がいない、リソースがない、どうやったらいいかわからない。そんな法人向けビジネスの現場で、まるで社員のように一緒に考えて伴走する営業支援サービスです。
お客様と一緒になって悩み、月々の仮説検証や改善施策を考え、実施した結果から学んで勝ちパターンを見つける。この勝ちパターン探しのプロセスが「カイタク」の最大の特徴です。
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