新規営業で電話をかける際のコツとは？押さえておくべきマナーなども紹介

新規営業を効率良く行うために利用される電話営業ですが、より効果的に行うには事前の準備が重要です。そこで本記事では、新規営業における電話営業の重要性や、上手くいくコツについてまとめています。

ほかにも電話の基本的なマナーや営業を行う際の事前準備についても紹介しているので、具体的な営業活動を始める前の参考にしてください。

新規営業で電話をかける重要性

新規営業で電話をかける重要性は以下の通りです。

• 新規顧客開拓に優れた手法であるため
• SNSやメールよりも電話を利用した直接的な手法を好む方が多いため

インターネットを利用したWebマーケティングが盛んな近年では、電話での営業は旧来のやり方であると思われがちです。しかし、新規顧客の開拓に行われるテレアポなどは一定の需要とそれに見合う効果が期待できます。

また、SNSやメールなどを利用したオンライン上の営業活動よりも、電話で直接会話ができるテレアポを好まれる方も多いです。そのため、現状でもテレアポは営業に必要と考えられます。

新規営業で電話をかける前に準備すること

新規営業で電話をかける前に準備することとは、どんなことなのでしょうか。準備するポイントは下記の通りです。

• メモできるものを準備
• 営業先の情報を事前調査・課題を把握
• 営業リストやトークスクリプトの用意
• 伝える内容を整理して目的を明確にする
• あらかじめゴールを設定する
• 質問やお断りの対応策を考える

それぞれ項目ごとに詳しく解説しているので、これから新規営業を立ち上げる方、電話営業を始める方はぜひ参考にしてください。

メモできるものを準備

電話をしていて会話のなかで相手が話したことを忘れないように書いたり、業務の状況を記録したりする際に、メモできるものを手元に準備しておきましょう。

iPadやスマホなどのツールを利用してメモを取るなど、保存できるものであれば筆記用具でなくても構いません。

記録用紙がある場合はそちらを使用してもよいですが、公式ではない情報の蓄積が次の成功の布石となる場合も多いです。そのためにも、ちょっとしたことを記録して置ける私的なメモ帳などをそろえておきましょう。

営業先の情報を事前調査・課題を把握

営業先の情報を事前に調査しておくことは、相手がどのように会話を行うかを予測するためには大変重要です。

相手がどのような業種であるか、具体的にどんな製品やサービスを扱っているか、取引先にはどのような会社があるのかなどを細かくチェックしておきましょう。

また、情報収集を行った上で、どのようなニーズがあるのかなどの課題の把握もしておければ、プレゼンしやすくなります。ただし、リサーチを丁寧に行いすぎると時間がかかり、費用対効果が下がるため、必要な部分のみの情報を集めましょう。

営業リストやトークスクリプトの用意

新規営業で電話をかける前に、営業リストやトークスクリプトを作成しておきましょう。営業リストとは、これから電話をかける相手の電話番号をはじめとしたさまざまな情報が掲載されているリストのことです。

ただ電話をかける相手の番号を載せるのではなく、優先順位や相手の情報を一緒に掲載することで、より効率的に電話をかけることができます。

また、営業電話のかけ方が記載されたトークスクリプトを用意しておきましょう。まだ電話に慣れていない方が、トークスクリプトを見ただけでどのように会話をすればいいかわかるほどのレベルであれば、もれのない製品案内を誰でもできるようになるでしょう。

伝える内容を整理して目的を明確にする

電話では、挨拶・導入・本題・クロージングの4つの段階に分けて、内容を伝えます。そのため、事前に伝える内容を整理して、目的を明確にしておくことも必要です。

冒頭の挨拶からクロージングまでの一連の会話の流れをトークスクリプトに記載しておけば、緊張していても言葉が飛ぶこともなく、脚本通りにスムーズに会話ができるでしょう。よくある断り文句に対して切り返す方法も盛り込んでおくとさらに効果的です。

あらかじめゴールを設定する

どのような営業目的で電話をかけるのか、ゴールはどこなのかなど、わからないまま電話をかけてしまうと、本来の目的とずれた結果となりかねません。

営業電話には、単にアポイントメントをとることが目的のものから、契約を獲得することをゴールとするもの、資料送付を目的とするものなどさまざまあります。

設定したゴールを理解して、目的からずれないように会話を推し進める必要があります。

質問やお断りの対応策を考える

電話での営業はお互いの会話によって成り立ちます。そのため、自社製品を理解してもらう上では相手の質問などを受けることもあるでしょう。相手の質問や相談にはよどみなく答えることが大切なので、事前にQ＆A集などを作成し、把握しておくことが必要です。

また、同じ商品やサービスを取り扱っていると、おのずと質問や相手の反応に共通点が見えてきます。質問同様、お断りの文言など、相手の対応に苦慮するような場面では的確な対応が求められるため、効果的に返答ができるよう準備しておきましょう。

新規営業の電話における基本マナー

ここでは、新規営業の電話における基本マナーについて紹介します。以下のようなポイントは、電話をする上で基本的なものなので、しっかり身に付けておきましょう。

• 電話する時間帯を考慮する
• 明るくハキハキと話す
• 会社名と自分の名前を伝える
• 丁寧な言葉遣いを意識する
• 電話は営業先が切るまで待つ

電話する時間帯を考慮する

電話する時間帯は、相手が電話に出られる時間に限ります。そのため、自分の就業中だからと言って相手側に配慮せずに電話をかけるのはマナー違反とも言えるでしょう。

また、相手も出れない時間に何度も着信があれば不快に思うこともありますし、業務の妨げになるかもしれません。そのため、電話する時間帯を相手側に確認するなどして、対策を行うことが必要です。

明るくハキハキと話す

電話は声とトーンで印象がつきます。相手に聞き取りやすい声とトーンを意識して話すようにしましょう。最初は明るくハキハキと話すようにすると相手に受け入れられやすいです。

対面で営業する場合と違って、電話は声だけで情報を伝えなければいけません。そのため、よりはっきりと相手に情報を伝えられるように発音を意識して十分なボリュームで話すなどの努力が必要です。

あまり声が大きすぎると、相手の迷惑になるので適度な聞き取りやすい音量にするよう気をつけましょう。

会社名と自分の名前を伝える

電話の冒頭に行う挨拶では、時節柄の無難な挨拶とともに、会社名と自分の名前を名乗ります。電話営業は、最初の印象が大切です。できるだけ爽やかに明るく対応するように心掛けましょう。

また、自己紹介には、会社の商材についての情報を盛り込んで行うようにすると効果があります。知らない相手からの電話には、不信感を持つ方が大半です。早めに相手の不信感を取り除き、電話営業に望む姿勢を伝えましょう。

丁寧な言葉遣いを意識する

営業電話では、相手の反応の有無に関わらず、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。営業電話は断られることが大半ですが、最後まで丁寧に対応し、相手によい印象を与えることで、次の機会が得られるかもしれません。

また、自身の電話での対応が、会社の印象につながります。印象が悪いと自分だけでなく会社の業務にも響くことを自覚し、どんなときでも対応は丁寧に行いましょう。

電話は営業先が切るまで待つ

電話はかけた方が先に切ると思っていませんか。ビジネスマナーでも、電話はかけた方が先に切ることがマナーであると言われています。しかし例外として、相手が目上の人の場合は、相手が電話を切ったことを確認してから電話を切るようにするのがマナーです。

そのため、営業電話でも相手が電話を切るのを待ってから、電話を切ります。第一に、相手に失礼な印象を与えないことが大切です。

最低限のマナーが守れない会社とは、お付き合いもできないと考える方もいらっしゃるでしょう。必ず切れたことを確認してから、電話を切るようにしましょう。

新規営業の電話でアポを取るための話し方

ここでは営業電話での話し方について紹介します。特に新規営業の電話では、相手の印象が決まる機会とも言えるので、注意が必要です。以下のような点に気をつけましょう。

• 声の高さや話すスピードを意識する
• 用件をわかりやすく伝える
• 一方的に話さないように注意する
• 営業先にとってのメリット優先的に話す

以下の項目で、新規営業電話でアポをとるための効果的な話し方を紹介します。

声の高さや話すスピードを意識する

新規営業の電話は、相手と初対面であることがほとんどです。そのため、声の高さや話すスピードを意識して会話を行います。声のトーンは低すぎず高すぎず、聞き取りやすい声の高さを知っておきましょう。

緊張や慣れていない頃にはやや早めに話してしまうことが多いです。逆に慣れてきて、聞き取りやすいようにとゆっくり話していると、相手をイライラさせてしまうこともあるかもしれません。

相手は業務の時間を削って電話に出てくれています。時間を無駄にせず、聞き取りやすい高さと適度なスピード感で話すようにしましょう。

用件をわかりやすく伝える

電話営業では、用件はわかりやすく端的に説明を行いましょう。適切な資料を手元に準備することで、相手側のニーズや需要に沿ったプレゼンが行えます。

内容を精査してわかりやすくまとめることはもちろん、相手に「もっと詳しく聞きたい」と思わせることが、次の機会につながるチャンスです。大事なことは伝えながらも、もっと聞きたいと思わせるような魅力あるプレゼンにしましょう。

一方的に話さないように注意する

営業電話の目的にもよりますが、いくら電話の目的を達成するためとはいえ、一方的に話をしないように注意しましょう。相手に振りもせず延々と話し続けていると、相手は話を聞かされてばかりで時間を奪われた気になるかもしれません。

営業は相手とコミュニケーションを取りながら、対話を行うことで成立します。営業では、自社製品のよいところを伝えたい気持ちが先走ってしまい、会話が一方的になりがちです。お互いに利益が得られるよう、会話を進めましょう。

営業先にとってのメリットを優先的に話す

新規営業の電話では、営業先にとってのメリットを優先的に話すようにしましょう。どのようなメリットを享受できるかを伝えることができ、それを相手側が魅力に感じれば成約率は上がります。

いくら自社製品がよいものでも、 相手にとってメリットがなければ話を聞く耳さえ持ってもらえないでしょう。そのためには、相手の話からどのようなことで困っているか、どんなものを必要としているかなどを的確に聞きだす必要があります。 

新規営業の電話が上手くなるための方法

新規営業の電話に慣れてきたら、徐々にスキルアップを行いましょう。上手くなるためには、下記のポイントを押さえておくことが重要です。

• テレアポが上手い人の話し方を参考にする
• 録音しながら練習する
• 社内でロールプレイングを実施する

電話営業を苦手と感じている方にも効果的な方法と言えます。それぞれの詳細を解説しているので、お悩みの方はぜひチェックしてください。

テレアポが上手い人の話し方を参考にする

営業電話が上手くできるようになる近道は、上手な人のトークを参考にしたり、真似したりすることです。テレアポで成果率の高い人のトークを近くで聞いてみるだけで、話し方や話している内容の違いに気が付くでしょう。

声のトーンやスピードはどれくらいか、どのように会話を進めているかなどをチェックし、自分のやり方に当てはめてみてください。また、実際にどんなことに気をつけているかなどを聞いてみるのもいいでしょう。

以下の記事では、テレアポが上手い人の特徴について解説しています。上手くなるためのコツについても紹介しているので、ぜひ本記事と併せてご覧ください。

テレアポが上手い人の特徴は？上手くなるためのコツを徹底解説

録音しながら練習する

ボイスレコーダーなどを利用して録音しながら練習すると、自分が普段どのような会話を行っているかが客観的視点で見えてきます。実際に聞いてみると、声のトーンやスピード、話し方などの改善点がわかるはずです。

できるだけ普段行っている業務のトークを録音するようにしましょう。改善点をピックアップしたら、どのように修正していけばいいか、具体的な改善策を立てて一つずつ解決していくのがおすすめです。

社内でロールプレイングを実施する

ロールプレイングとは、テレアポで体験することを予測し、状況や環境を設定、環境を作り上げて本番さながらに実践する練習方法です。同僚や上司を営業相手に見立てて電話を行うため、実施後に第3者からの客観的な意見を得ることもできる貴重な体験と言えます。

普段からさまざまなシチュエーションを仮定してロールプレイングを行うことで、本番でも緊張せずに電話営業を行えるようになるでしょう。また、改善点やその対策も明確化できるので、スキルアップには欠かせない練習法です。

新規営業の電話で使用できる例文

ここでは、新規営業の電話で使用する例文を紹介します。それぞれ挨拶・導入・クロージングの場面で分け、具体的な例文を2つずつ挙げました。本題部分は、具体的な商品やサービスの説明となるため、今回は省略しています。

それぞれポイントとともに各種例文を紹介しているので、ぜひ参考にしてください。

挨拶の例文

挨拶では、時節やビジネスの挨拶や自己紹介はもちろん、どのような目的で電話をかけたかを説明します。

• 「お忙しいところ失礼いたします。私、企業向けの顧客管理システム〇〇を提供しております、株式会社△△の□□と申します。弊社のシステムをお使いの企業様に、新サービスのご案内をさせていただきたく、ご連絡いたしました。◯分ほどお時間よろしいでしょうか。」
• 「お世話になっております。〇〇のサービスを提供しております、△△社の□と申します。本日は業務コストの削減が可能になる新システムについてご案内させていただきたく、ご連絡いたしました。」

導入の例文

導入では、実際にどのような商材なのかを紹介し、簡潔にわかりやすく説明します。

• 「弊社の企業向け顧客管理システム〇〇をご存じですか。本日は、さらに〇〇の新サービスが追加され、よりご利用しやすくなり、新サービスが御社のコスト削減につながると考え、ご紹介したくご連絡いたしました。」
• 「現在、複数社の企業様で経費削減のツールをご案内させていただいております。御社では、◇◇についてなにかお困りになっていることなどございませんか。」

クロージングの例文

クロージングでは、相手に具体的なアポイントメントを打診します。明確な提案を行い、相手を悩ませないように気をつけましょう。2～3種類の日時を打診し、選んでもらうような形をとるのがおすすめです。

• 「〇日か△日でしたら、どちらがご都合つきますでしょうか」
• 「〇日でしたら、午前と午後どちらがよろしいでしょうか」

また、提示する日付は、電話を実施した日付の近日に設定しましょう。

新規営業電話で成果を出したいなら営業代行サービスも一つの手段

新規営業電話で効率的に成果を出したいとお考えなら、営業代行サービスもおすすめです。営業代行サービスを利用すれば、営業活動の一部、もしくは全般を任せることができるため、営業に取られていた時間を効率的に企業運営に利用できます。

新規営業の電話事業に関するサポートももちろん可能です。営業代行サービスなら、顧客のリスト作成からアポ取りまでの全般を支援しています。

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新規営業に関する電話アポイントメント業務の代行なら、有効な営業活動の分析・提案・実施までの営業業務全般を支援するカイタクにお任せください。

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また、既存の営業方針や戦略に限らず、クライアント様の商品やサービスの魅力を引き出し、課題の発掘をサポート。最適な営業活動を提案し、必要な業務の代行を行います。

ほかにも、プロ監修のセールスレター、メールの一斉送信、送信後のクリックレポート作成など、営業活動をスムーズに行うためのサポートを実施。ぜひカイタクの営業支援サービスを検討してみてください。

まとめ

新規営業における電話営業は、移動時間や競合分析などの手間がなく、すぐに効果を発揮できる大変メリットのある手法です。

しかし、対面ではなく音声のみで関係を構築しなければなりません。方法を間違えてしまうと信用を失ってしまう恐れがあります。

電話をかける際のマナーや重要な点を相手に伝えるためのポイントやコツなどを理解し、大切な顧客に失礼がないようにしなければいけません。

また、複数の人数でテレアポを行う際は、誰が行っても一定のレベルを保てるようマニュアル作成も必須となるでしょう。

営業におけるさまざまな工程を、カイタクでは一括してサポートしております。この機会に、御社の課題や補強したい部分をカイタクにぜひご相談ください。

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