フォーム営業を効率的に行うコツとは？おすすめの例文なども解説

フォーム営業は、面識の有無にかかわらず、数多くの企業にアプローチできる点が特徴です。

送信するメールの文面と内容を工夫すれば、相手企業に対して効果的なアプローチができ、レスポンスの可能性も高まります。

そこで、本記事では、フォーム営業を効果的に行うコツや注意点について解説します。

実際に営業メールで使えるおすすめの例文も掲載するので、ぜひ参考にしてみてください。

そもそもフォーム営業とは

フォーム営業とは、企業の公式サイトにある「問い合わせフォーム」を活用した営業手法のことです。

ユーザーは、企業の商品やサービス、購入方法、各種意見など、疑問に感じたことを問い合わせフォームを通じて企業に送信できます。

ユーザーから届いた問い合わせは、内容に応じて各担当部門や担当者に送られ、回答がされます。

この流れを利用し、セールスレターのような内容の問い合わせを送信して返答をもらうことで、ターゲット層にアプローチするのがフォーム営業です。

メール営業との違い

フォーム営業と似た営業手法に「メール営業」があります。どちらもメールフォームで営業内容を送信する点は似ていますが、この2つは明らかに異なる営業方法です。

メール営業とは、すでにメールアドレスをリスト化してあるユーザーに対してメールを送信してアプローチする営業方法です。

つまり、フォーム営業が基本的に面識のない企業宛に、その企業が用意したフォーマットに従ってアプローチをかけるのに対し、メール営業はすでにアドレスを教えてもらった見込み客に対してアプローチをする点で違いがあります。

フォーム営業を効果的に行うコツ

フォーム営業を効果的に行うコツは、主に以下のとおりです。

• 開きたくなるような件名にする
• 定期的に文章の改善を測る
• 時間帯を考慮して送信する
• HPのサイトポリシーで禁止事項を確認する
• 連絡停止の要請や反応がない場合は送らない
• カスタマーサポートなどの専用窓口には送らない

以下では、上記のコツについて詳しく説明します。中には、フォーム営業で注意すべき禁止事項もあるので、しっかり確認しておきましょう。

開きたくなるような件名にする

フォーム営業は、担当者に問い合わせ内容を読んでもらわなければ始まりません。したがって、担当者が読んでみたくなるような件名となるよう工夫しましょう。

たとえば、件名が「弊社商品（サービス）のご案内」としか書かれていないと、読んだ側はセールスレターだと判断し、そのままスルーされてしまう危険性があります。

一方、相手企業の課題解決に役立ちそうな自社の売り込みポイントなどを具体的に書くと、「なんだろう？」と興味を持ってもらえる確率が高まります。

したがって、相手企業のメリットになりそうなワードを件名に入れるなどの工夫をするよう心がけましょう。

定期的に文章の改善を図る

送信する文章の内容や文面は、定期的に見直し、改善を図るようにしましょう。

一度作成した文章を継続して送っていても効果が芳しくない場合は、文面や内容に課題がある可能性が高いです。

したがって、文面は「作成して送信したら終わり」ではなく、定期的に効果測定し、必要であれば追加・変更をして新たな文章を作成することが大切です。

定期的にブラッシュアップすることで、より効果的な文面を相手に送信でき、新規顧客の獲得を効率的に行えるようになります。

時間帯を考慮して送信する

相手企業の担当者に読んでもらいやすい時間帯に送信することも大切です。

一般的に、メールの開封率やクリック率が上がるのは、週明けの始業前と週末の終業間際と言われています。

具体的には「月・火曜日の午前8時台」「金曜日の16時台」などが挙げられます。ただし、これらはあくまで一般的な例であり、実際に反響率が上がる時間帯は業種業態によって異なるので事前に確認することが大切です。

開封率・クリック率が上がる時間帯がわからない場合は、一度文面を変えずに別の曜日・時間帯に送信して、最も反響が高かった時間帯を調査するとよいでしょう。

HPのサイトポリシーで禁止事項を確認する

フォーム営業をする際は、相手企業のHPで必ずサイトポリシーを確認するようにしましょう。

企業のサイトポリシーには、禁止事項が書かれています。その中に、問い合わせフォームを通じての営業活動を禁止するような項目があれば、フォーム営業はできません。

もし、そのような禁止事項があることを確認せずに問い合わせフォームから営業メールを送信してしまうと、クレームやトラブルにつながり、二度と取引できなくなる可能性が生じます。

したがって、必ずサイトポリシーの確認を怠らないようにしましょう。

フォーム営業の主な流れ

フォーム営業の基本的な流れは以下のとおりです。

• 営業リストの用意
• 送信する文章を作成
• フォームから営業メールを送信

以下では、上記の流れを詳しく説明します。フォーム営業では、まず、相手に興味・感心を持ってもらうことが大切なので、わかりやすい文面と内容を心がけましょう。

また、相手からのレスポンスに対してはできるだけ早く対応することが重要です。

営業リストを用意

はじめに、営業をかけたい企業の問い合わせフォームをリスト化します。

企業のHPから問い合わせフォームを探し、URLをエクセルやスプレッドシートに転記し、リストを作成しましょう。

リストには、問い合わせフォームのURLだけでなく、相手企業の所在地やメールアドレス、事業内容などの基本情報も残しておくと、ターゲットを絞る時やメールの文面を考える際などに役立ちます。

営業対象の企業が増えてリスト化する情報が膨大になった場合は、リスト作成ツールなどを導入すると効率的です。

送信する文章を作成

次に、リスト先の問い合わせフォームから送る文章を作成します。

フォーム営業におけるメールは、内容がわかりやすいよう簡潔にまとめることが大切です。

文章の流れとしては、自社の簡単な紹介、メール送信の目的から入ります。目的は「ご提案」「ご案内」など、一目見てわかるように簡潔に書きましょう。

続いて、必ず記載すべき項目である「相手企業のどの課題を自社のどの商品（サービス）が解決するか」「自社商品（サービス）のメリット」「相手企業に取ってほしい対応」を記載します。

フォームから営業メールを送信

文章が完成したら、リスト先の問い合わせフォームから実際にメールを送信します。

フォームによっては字数制限がある場合もあるので、その場合は内容を変えずに字数を減らすなど臨機応変に対応しましょう。

メール送信後、相手からリアクションが来たら、商談の訪問日時や電話商談のアポイントメントの話に移ります。

相手からのリアクションには、できるだけ早めに対応しましょう。相手の興味や関心が強いうちに商談のアポイントメントを取った方が成約率が高まります。

フォーム営業で返信率を高める内容にするコツ

フォーム営業は、問い合わせフォームからメールを送信すれば終わりではありません。相手から何らかのアクションをしてもらう必要があります。

フォーム営業で返信率を高めるメール内容にするコツは以下のとおりです。

• どういった理由で連絡したかを載せる
• 顧客側のメリットを伝える
• 次につなげるための手段を意識する

以下では、上記3点について詳しく説明します。

どういった理由で連絡したかを載せる

フォーム営業では、どのような理由で相手先企業に連絡したかを必ず記載しましょう。

理由をきちんと書くことで、「相手先企業との取引についてしっかりと考えている」という好印象を与えることができます。

一方、連絡した理由が書かれていないと、相手先企業から「テンプレートを使って他の多くの企業にも連絡しているのだろう」と不誠実な印象を持たれてしまいます。

したがって、連絡の理由を記載することを忘れないようにしましょう。その際は、長々と書くのではなく、わかりやすく端的にまとめることが大切です。

顧客側のメリットを伝える

メールでは、相手企業（顧客側）のメリットを具体的に提示することが大切です。

顧客の抱えている課題を示し、その課題を自社の商品・サービスがどのように解決し、どのようなメリットをもたらすかを伝えましょう。

たとえば、顧客側が「注文受付から発送までをシステム化したい」と悩んでいるならば、「自社のシステムを活用することで業務効率化が実現できる」ことをアピールするなどが挙げられます。

できれば、簡単な数字にも触れるとイメージが湧きやすいでしょう。

メリットを伝えて、顧客側に「もっと話を聞いてみたい」と興味を持ってもらうことが大切です。

次につなげるための手段を意識する

フォーム営業は、相手に営業メールを送信したら終わりではありません。

あくまで入口にすぎず「次のステップにつなげるための手段」であることを意識しましょう。

そのため、メールの文面には「次にどのようなアクションをしてほしいか」をはっきり書くようにします。

具体的には、「詳しく説明したいので、アポイントメントを取りたい」「いつ（日時）までに返信がほしい」などを書きます。

こうすることで、相手も次のアクションを起こしやすくなるので、忘れずに記載するようにしましょう。

フォーム営業で送る際におすすめの例文

フォーム営業で送るメールの内容や作成のコツがわかったら、次は実際の例文をみていきましょう。

ここでは、以下の例文を紹介します。

• よい例文
• 悪い例文

それぞれテンプレートを載せるだけでなく、どの点がよいのか、どこがマイナスポイントかについても説明します。

実際の文を一読して、フォーム営業に効果的な文面のイメージをつかんでいきましょう。

よい例文

まずは、よい例文から紹介します。

問い合わせフォームから送る営業メールは、以下のような構成で作成するのが効果的です。

【よい例文①】

よい例文②

フォーム営業のメールは、相手が読みやすいよう簡潔にまとめることが大切です。

相手側にとってほしい行動を書く際は、具体的な日時の候補をいくつかピックアップすると、相手が検討しやすくなります。

悪い例文

【悪い例文①】

上記の例は、自社のサービスの説明だけをしてしまっている点がよくありません。

これでは、相手企業のどのような課題に対し効果があるのか、メリットは何かが全くわかりません。

また、相手にしてほしい行動に触れていない点もマイナスです。

【悪い例文②】

2つ目の例は、1つ目とは逆に、くどくどと長くなってしまっている点がマイナスです。

自社のサービスのよさを詳しく説明したいがために、読み手に負担をかけるような文章になっています。

このような文面は最後まで読んでもらえない可能性が高いです。もし、自社サービスについて詳しく知ってもらいたい場合は、PDFなどの添付資料を付けるにとどめましょう。

フォーム営業を利用するメリット

フォーム営業を利用するメリットには、主に以下の点が挙げられます。

• 幅広くアプローチできる
• 決裁者に見えてもらいやすい
• 見込み顧客の獲得にもつながる

以下では、上記3つのメリットについて詳しく説明します。どのようなメリットがあるかをあらかじめ押さえておくことで、フォーム営業の効果をさらにアップさせることが可能です。

幅広くアプローチできる

フォーム営業の大きなメリットは、面識がない企業にも幅広くアプローチできる点です。

メール営業では、基本的にすでに担当者と面識があり、メールアドレスを交換している状態でメールを送信するスタイルです。

そのため、面識のない企業にはアプローチをかけられないデメリットがあります。

この点、フォーム営業は相手との面識がなくメールアドレスを知らなくても、企業HPの問い合わせフォームから営業メールを送れるため、さまざまな企業にアプローチが可能です。

決裁者に見えてもらいやすい

連絡先を知らない営業担当者や、購入・導入の決裁者にアプローチしやすいこともメリットです。

メール営業では、担当者や決裁者のメールアドレスを知らなければ、直接営業メールを贈ることはできません。

また、担当者から決裁者につないでもらうとしても、常に決裁者まで話が行くとは限りません。

この点、フォーム営業であれば、相手側企業の社員・役員の連絡先を知らなくても、会社の問い合わせフォームからアプローチできます。

特に、中堅企業、中小企業では、決裁者が問い合わせフォームに届いたメールに目を通している確率が高いため、営業メールを直接見てもらえる可能性が高いでしょう。

決裁者にアポを取る方法について詳しくは以下のページをご覧ください。

見込み顧客の獲得にもつながる

フォーム営業は、幅広い企業にアプローチができるだけでなく、見込み顧客の獲得につながりやすい点も大きなメリットです。

フォーム営業で送信するメールには、相手企業の課題や、それに対して自社の商品・サービスを活用するメリットを記載します。

それを見て相手企業がレスポンスをしてきたということは、ニーズがはっきりしており、見込み顧客として成約に近い位置にいると言えます。

商談の日時をできるだけ早く決め、直接アプローチすれば、成約に限りなく近づく可能性が高まるでしょう。

フォーム営業を実施する際の注意点

フォーム営業はメリットも大きいですが、注意しなければならない点もあります。

主な注意点は以下のとおりです。

• 反響率は非常に低い
• クレームにつながる可能性がある
• 手間と時間がかかる

以下では、上記3つの注意点について詳しく説明します。注意点を押さえておかないと、フォーム営業の効果が半減してしまうので、しっかり理解することが大切です。

反響率は非常に低い

フォーム営業は面識のない企業とのゼロからの関係構築となるため、反響率は非常に低いことを覚悟しましょう。

幅広い企業にアプローチできる一方、大量のメールを送信する必要があるのも事実です。

反響率は具体的に、1回のメール送信につき0.2～0.4パーセントほどしかないのが一般的です。

つまり、相手からレスポンスをもらえるのは最低でも250件に1件という計算になります。

少しでも多くのレスポンスをもらうために、リストは多めに確保しておきましょう。

また、メールの文面を定期的に見直し、工夫することも大切です。

クレームにつながる可能性がある

相手企業のプライバシーポリシーに「営業お断り」の記載があるにもかかわらず、フォーム営業をしてしまうと、クレームになる可能性があります。

いったんクレームが生じると、信頼を回復するのは大変困難です。その相手先には二度と営業ができなくなる可能性も生じます。

もし万が一、クレームが生じてしまった場合は、誠心誠意対応することが大切です。

「営業お断り」と注意書きがある企業にどうしてもアプローチしたい場合は、フォーム営業以外の方法を選択するのが無難です。

手間と時間がかかる

フォーム営業は反響率が低いことから、多くの企業にメールを送信する必要があります。その分、文章の作成や送信にかなりの手間と時間がかかってしまいます。

フォーム営業で大切なのは、相手企業に合わせた文面を作成することです。「相手企業の課題ときちんと向き合っている」という印象を伝えることで、反響率アップにもつながります。

しかし、1社ごとに相手に合わせた文面を作成するのは非常に手間がかかります。そこに割けるリソースも限られるでしょう。

もし、自社で営業メールを作成するのが困難な場合は、営業代行を利用するのも有用です。

フォーム営業は営業代行サービスに外注することも一つの手段

自社で1通1通営業メールを作成することが困難な場合や、そもそもフォーム営業に慣れていない場合は、営業代行サービスに外注するのも一つの有効な手段です。

代行サービスを提供する営業代行会社は、質も量も兼ね備えた営業リストから最適なターゲティングを行ってくれます。

また、豊富な経験とノウハウを活かし、レスポンスをもらいやすい文面のメールを多数作成します。

フォーム営業を代行サービスに外注することで、反響率を短期間で格段にアップさせることが可能です。

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フォーム営業では、最先端のAI技術「スマートターゲティング」を導入し、見込み顧客の関心・行動データを独自に分析していきます。

これにより、貴社に最適化した見込み顧客リストを作成し、的確なターゲティングを行い、反響率を大幅にアップさせることが可能です。

まとめ

フォーム営業は、面識のない企業に対しても幅広くアプローチできる点がメリットです。

フォーム営業をすることで、新規顧客を開拓し、自社の商品やサービスの魅力を多くの企業に知ってもらうことができます。

一方、相手方企業と信頼関係を構築できるかどうかは問い合わせフォームから送る営業メールにかかっているため、1通1通のメール作成にはかなりの手間と時間がかかります。

もし、フォーム営業で送るメールの作成にお悩みでしたら、ぜひカイタクへご相談ください。

カイタクでは、質の高い顧客リストを元に、依頼企業にとって最適なフォーム営業をサポートします。

反響率や成約率の低さでお悩みの際も、一度カイタクのサービスの利用をご検討ください。

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また、新規営業のアポの獲得の成功率には、ライティング（訴求メッセージの作成）とターゲティング（送信先リストの作成）の組み合わせのほかに、営業チャネル（コミュニケーション媒体）も大きく影響します。カイタクでは、「フォーム送信」「フルコール（テレアポ）」「手書き風手紙」「FAX DM」などの媒体を組み合わせた「マルチチャネル営業」も得意としています。

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