手紙による営業活動は古くからある手法ですが、コロナ禍に再び注目を集めるようになりました。コロナ禍では対面での営業が難しい時期があり、手紙が有効な手段となったからです。
しかし、手紙を出すタイミングや手紙の内容が適切でなければ、手紙による営業活動を成功させることはできません。
そこで今回の記事では、手紙で新規営業を行う際に使いたい例文や書く際のポイント、手紙が有効である理由などを詳しくご紹介します。
新規営業で使用する手紙の例文5選
手紙を使って新規営業を行う場合、新規顧客に対してと既存顧客に対してでは、書く内容を変えなければいけません。新規営業の場合は、まず手紙を最後まで読んでもらうことが重要になるでしょう。面識がない相手に対して送付する手紙なので、挨拶文から自社の紹介まで細かく書いておく必要があります。本項目では、新規営業で使用する手紙の例文をご紹介します。
ホームページを見て連絡する場合の手紙
| ○○会社ご担当者 様 拝啓（時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。面識がないまま突然のお手紙、失礼いたします。株式会社〇〇の■■と申します。貴社のホームページを拝見し、多くのホテルを展開されていることに大変興味を持ちました。また、社長様のホテルへの想いもとても伝わってまいりました。弊社では、ホテル管理をはじめ、さまざまな建物の管理をさせていただいております。貴社のホテル管理業務におきまして、弊社でお力になれることがあるのではないかと思いましたので、この度ご連絡差し上げました。弊社のホテルサービス部門では、客室清掃や設備保守、警備、コンシェルジュなど一括で管理するサービスを提供しております。管理を一括化することで、貴社のホテル運営をよりスムーズに行えるサービスになるかと思われます。全国で実績を有しており、多くのホテル様から高い評価をいただいているサービスです。つきましては、是非とも一度、サービスにつきましてお話をさせていただく機会をいただけませんでしょうか。大変お忙しい中とは存じますが、ご検討いただけますと幸いです。敬具 |
ホームページを見て連絡する場合は、自社がどんなサービスを行っているか、なぜ手紙を送ったのかわかりやすく書きましょう。信用できる企業であることがわかるよう、自社のパンフレットなどを同封するのもおすすめです。
新しいサービスを紹介する場合
| 拝啓（時候の挨拶）、貴社ますますご繁栄のことと心からお喜び申し上げます。突然のお手紙、誠に失礼いたします。私は、株式会社〇〇の■■と申します。弊社では、日々の会計処理をスムーズに行うことができ、財務計算や決算報告書、各種申告書が効率よく作成できる財務会計ソフトサービスをご提供しております。この度、新たに販売管理システムサービスをリリースいたしました。こちらのサービスを利用することで、商品の在庫管理や発注業務などをよりスムーズに行うことが可能となります。さまざまな業務を一気通貫で行えるサービスとなっており、会計ソフトとも連携可能ですので、売上管理も行いやすくなります。弊社なら、貴社の業務効率化とさらなる発展に貢献できるのではないかと思い、この度新サービス商会のお手紙をお送りした次第です。もしご興味がございましたら、一度商談のお時間をいただけますと幸いです。ご多忙の中誠に恐縮ですが、ご検討のほどよろしくお願い申し上げます。敬具 |
新しいサービスを紹介する場合は、上記でご紹介したものと同じように、サービス内容がわかりやすいようパンフレットなどの資料を同封すると良いでしょう。初めて送る企業の場合は、最初に丁寧な挨拶文も忘れないでください。
お客様から事前に問い合わせがあった場合
| ○○株式会社○○課 ○○ 様 平素は格別のご高配をいただき心から感謝申し上げます。先日は、ご多忙の中、弊社のオペレーター研修サービスに関しましてお問い合わせをいただきまして、誠にありがとうございました。貴社の研修サービスに関しましてぜひ一度、詳しいお話をお伝えさせていただきたくお打ち合わせの機会をいただければと存じます。つきましては、お打ち合わせ可能な日時をお教えいただけますと幸いです。お打ち合わせの際には、弊社研修担当責任者の■■も同席させていただき、より詳しいご説明をさせていただければと存じますので、お忙しい中大変恐縮ですが、ご確認・ご対応のほど、よろしくお願い申し上げます。敬具 |
お客様から事前に問い合わせがあった場合は、相手はすでにサービス内容などが頭に入っている状態です。最初の挨拶は忘れずに、相手の目的に沿って打ち合わせ日程の調節などを進めましょう。
新規営業で手紙を書く際のポイント
手紙営業はただ手紙を出せばいいというわけではなく、内容が重要です。
手紙の内容が薄ければ興味を持ってもらうことはできませんし、どのような企業にも送られているような定型文的な内容ばかりでは、担当者から商談の希望の連絡がくる確率も低くなってしまうでしょう。
また、手紙を書くにあたって最低限のマナーもあるので、それらも理解しておく必要があります。
- 文頭に時候の挨拶を入れる
- 話を聞きたいことを伝える
- 読み手に合わせて内容を載せる
- 具体的な数値を入れる
- 手書きや紙の質にこだわる
本項目では、新規営業の手紙を書くにあたり、どのようなことに気を付けるべきなのか見ていきましょう。
文頭に時候の挨拶を入れる
四季を感じさせる時候の挨拶は日本の手紙マナーとして知られており、ビジネスでも時候の挨拶から始まる手紙が多いです。特に格調の高い文章では、「○○の候」の出だしが用いられています。ただし、時候の挨拶だけにしてしまうと定型文を使っているイメージが強くなってしまうため、手紙営業では簡単に自己紹介を記載し、本文を読んでもらうことができるようにまとめます。
話を聞きたいことを伝える
新規開拓のための手紙では、自社の商品やサービスを紹介したいという目的がありますが、その前に相手の話を聞きたいということを伝える必要があります。一方的に売り込みされても、相手は良い気持ちがしないでしょう。
まずは、「あなたにお会いしてみたい」という気持ちを手紙に書くのがおすすめです。興味を持ってくれている人に対して、会ってみたいと感じる人は多いです。自分の話を聞いてもらうのではなく、相手の話を聞きたいということを文面に添えましょう。
読み手に合わせて内容を載せる
新規営業の手紙を書く際はテンプレートをそのまま使うのではなく、送る相手に合わせたパーソナライズが重要になってきます。興味を持ってもらうためには、一括で送付されているのだと思わせないことが大事なポイントになるでしょう。
たとえば、その企業のホームページや取材記事、人事情報や採用ページなどをチェックし、それらの内容から感じたことを手紙の文面に書きます。自分との共通点などがある場合は、取り入れておくとより共感を得てもらいやすくなるでしょう。このような手紙なら、実際に商談になった際も、会話が弾みやすくなります。商談では雑談から入ることもあるので、企業情報はよく確認しておきましょう。
具体的な数値を入れる
自社のサービスや商品を紹介する際は、ホームページやカタログなどで掲載されていないことも手紙に含めるようにしてください。ホームページやカタログなどは誰でも見ることができるため、同じ情報を流しても興味を持ってもらいにくいです。この手紙を受け取った人しか知らないというような情報を書くことで、説得力が増すでしょう。
導入実績や販売数など最新のデータを記し、新しい資料や公開されていない資料があれば、同封しておくとより効果的です。
手書きや紙の質にこだわる
手紙を出す際は、印刷ではなく手書きにしましょう。手書きにすることで、心を込めて書いてくれているということも伝わります。そして紙の質にもこだわりましょう。印刷されたようなものではなく、高級感が伝わるものがおすすめです。特に社長や重役の方に手紙を出すのであれば、上質な和紙を使ってください。こだわりの紙が使われた手紙は、読んでみたくなるものです。できれば切手も特別なものを用意しておくことで、他の郵便物とは差別化されやすくなり、興味をひくことができるでしょう。
新規営業で手紙を活用すべき理由
新規営業の手法は、手紙以外にもあります。たとえば、テレアポやダイレクトメールも新規営業で行われている手法です。手紙となるとやや手間がかかりますし、テレアポやダイレクトメールの方が一斉に大量に送ることができるため、効率が良いように感じるかもしれません。
しかし、それでも新規営業で手紙を活用したい理由があります。
- 開封率が高い
- 決裁者に届きやすい
- 商品やサービスを伝えやすい
- 電子メールとは異なり手元に残る
- 関係づくりのきっかけにつながる
本項目では、手紙営業のメリットについて詳しく見ていきましょう。
開封率が高い
手紙は、メールと比べると開封率が高いと言われています。特に取締役社長や営業部長など役職者の氏名が確認できている場合、役職者宛てに送付することができるため、確実に本人の手元に届きます。
DMやメルマガは開封されることが少ないですが、手紙が届くと一度開封する可能性は高いため、新規営業では手紙の活用が有効です。
決裁者に届きやすい
手紙の場合、決裁者に直接届きやすいというメリットがあります。テレアポの場合、まずは代表受付が電話を取ることもありますし、担当者ではない社員が電話に出ることもあるでしょう。そうすると、決裁者に電話をつなげてもらえる可能性が低くなってしまいます。営業電話だとわかると、担当者が不在ということで断られることもあるでしょう。
しかし、手紙なら直接決裁者まで届きやすいため、興味を示してもらえる可能性が高まるのです。
商品やサービスを伝えやすい
手紙は特別感があるので、最後まで読んでもらえる可能性が高いです。商品やサービスについても手紙に少し記載しておくことで、よりどのようなものか知りたいという興味を惹くことができます。
導入事例や販売実績などの具体的な数値についても手紙でふれておくことで、商品やサービスの魅力も伝えやすくなるでしょう。
電子メールとは異なり手元に残る
電子メールでの営業の場合、毎日大量のメールが届くため、知らないアドレスだと自動的に迷惑メールとして振り分けられてしまう可能性もあります。しかし、手紙の場合はきちんと手元に届きます。そして手元に形で残るので、再度目を通してもらえる可能性があるという点もメリットです。
関係づくりのきっかけにつながる
新規開拓の手紙では、時候の挨拶からはじまり、手紙を出した理由や自分との共通点などの内容も盛り込みながら商談をお願いしたいということを伝えていきます。自分との共通点を書いたり、社長様にお会いしたいという想いを伝えていくことで、関係構築のきっかけにつながるでしょう。
商談の日が初対面にはなりますが、最初に手紙で関係を構築しておくことで、スムーズに会話しやすくなります。
新規営業を手紙で行う際の注意点
新規の営業において、手紙を活用する重要性はおわかりいただけたのではないでしょうか。
本項目では、新規営業で手紙を書く場合に注意すべきことについてご紹介します。
- 手紙作成に手間が必要
- 届くまでに時間がかかる
- ハガキと手紙を使い分ける
- 定型的な文章にしない
- アピールのしすぎは避ける
これらのポイントをおさえて、手紙による新規営業の成功率を高めましょう。
手紙作成に手間が必要
新規営業で手紙を書くとなると、書く作業にとても時間がかかってしまいます。ペンで書くことになるので、失敗したら書き直ししなければいけなくなります。細かな作業になるので、忍耐力も必要です。このような手間をかけられる余力のある人材が社内にいるかどうかという点も重要です。
社内に人材がいない場合は、手紙営業の代行サービスに依頼数という手もあります。
届くまでに時間がかかる
手紙の場合、すぐに反響が得られるとは限りません。届くまでに時間がかかりますし、代表者の場合は、日々忙しくしていてなかなか封書を開封する時間がないという可能性も考えられます。
送付してから数日で手元に届き、それから数日後に開封するというように考えると、送付してから1週間後くらいで再度連絡を入れてみるのが良いでしょう。
ハガキと手紙を使い分ける
新規営業の手紙では、手紙とハガキを使い分けるということも重要です。たとえば、年賀状や暑中見舞い、寒中見舞い、お礼状等の場合はハガキを用いて行います。ただし、お礼状に関しては、取り急ぎハガキで送付し、その後、電話で改めてお礼を述べるというのがより丁寧で印象が良いでしょう。
手紙は、商品やサービスの案内などはじめて送る場合に利用します。面識がないのにハガキでこれらを送ってしまうと失礼なので注意してください。
定型的な文章にしない
相手に合わせた文面にするということも大事なポイントです。定型的な文章の手紙を受け取っても、最後まで読んでもらえる可能性が低くなります。
また、テンプレートを使いまわしていると宛名を間違えるなどのミスも起こりやすいです。ミスがないよう、内容は各顧客に合わせて書き換えてください。
ある程度似てしまうテンプレート的な部分はありますが、それ以外は内容を書き換えます。
アピールのしすぎは避ける
新規営業の手紙では、どうしても自社の製品やサービスを知ってもらいたいという気持ちが前面に出てしまいがちです。
しかし、本来はお客様の悩みを聞いて、それを解決するために自社の製品やサービスが役立ちますということをアピールしていくというのが正しい方法でしょう。アピールのしすぎは避け、すぐに成果を求めないように考えてください。手紙営業では、顧客と良好な関係を築くことを意識しましょう。
新規営業で手紙を活用するならカイタクへお任せください
新規営業で手紙を活用したい場合、自社で行うとなると思うように成果が出にくい場合もあるでしょう。そこで利用したいのが、手紙を代筆してくれるサービスです。
カイタクでは手紙の代筆だけでなく、営業活動全般のサポートを行っているので、さまざまな営業手法で顧客にアプローチしていくことが可能です。
最後に、営業代行サービス「カイタク」についてご紹介します。
セールスライティングの実績を持つライターが原稿文案を行います
新規開拓営業では手紙の文章がとても重要になってきます。開封してもらうことができても、最後まで文章を読んでもらうことができなければ意味がありません。
最後まで文章を読んでもらうことは意外と難しく、顧客ごとにしっかりと内容を考える必要があります。しかし、ライティングスキルをもった経験者がいないと難しいこともあるでしょう。
カイタクでは、セールスレターの制作実績を積んだライターが、文面を毎月複数制作いたします。文面のA/Bテストを繰り返し行っていくことで、アポイント獲得率を向上させます。
自社の最新AIを活用して最適化した顧客リストを作成します
新規営業を行う際、自社に少しでも興味を持ってもらえる顧客に対してアプローチしなければ反響を得ることができません。全く関係のない業種、業界に対して送付しても無駄になってしまうでしょう。
そこでカイタクでは、自社の最新AIを活用して最適化した顧客リストの作成を行います。顧客リストが正確であればあるほど、しっかりターゲットを絞り込めるため、より効果的なアプローチが可能となります。
結果に応じて営業チャネルを最適化できます
カイタクでは、手紙営業の他にお問い合わせフォーム営業、テレアポでの営業も行っています。
| フォーム+コールフォロープラン | フォームへのアタック後に反応のあった顧客にテレアポします |
| フルコールプラン | アタックリストすべてにテレアポします |
| 手書き風手紙+コールプラン | 高級和紙を使った便箋で手書き風手紙を決裁者に郵送します |
これらのプランは毎月自由に変更可能です。万が一手紙だけでは十分な成果が得にくいという場合や、さらに成果を出していきたいという場合は、他のプランに変更したり組み合わせたりして、効果的な営業活動をしていくことも可能です。
新規営業に手紙営業を取り入れたい方や営業代行の利用を検討されている方は、ご相談フォームからお気軽にご相談ください。
まとめ
今回の記事では、新規営業で手紙を活用すべき理由や例文、手紙営業のポイントなどをお伝えしました。
営業で手紙を活用する際には、文頭に時候の挨拶を入れる、読み手に合わせて内容を載せる、手書きや紙の質にこだわることも大切です。
新規営業は既存顧客へのアプローチとは違い、時間がかかってしまうものです。より効果的に効率よく営業活動を行いたいとお考えの場合は、ぜひカイタクへご相談ください。営業活動に精通したプロが貴社の営業活動をサポートいたします。
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テレアポ・手紙・FAXも組み合わせたマルチチャネル営業
また、新規営業のアポの獲得の成功率には、ライティング（訴求メッセージの作成）とターゲティング（送信先リストの作成）の組み合わせのほかに、営業チャネル（コミュニケーション媒体）も大きく影響します。カイタクでは、「フォーム送信」「フルコール（テレアポ）」「手書き風手紙」「FAX DM」などの媒体を組み合わせた「マルチチャネル営業」も得意としています。
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