営業のプロにとって名刺はまさに必須級のアイテムであるうえ、名刺交換の際は少しでも相手からの印象をよくして、今後の取引を円滑に進めることができるようにする必要があります。
しかし、どのように名刺を作ればよいか分からないという方もいらっしゃるでしょう。
そのような方のために、名刺を作成する際に気を付けるべきポイントや相手によい印象をもたせるための名刺交換の方法について解説します。
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営業マンが名刺作成をするときのポイント
まずは、名刺を作成する際のポイントを3つ紹介します。
- 業種に合ったデザインにする
- 会話の話題になるポイントを入れる
- キャッチコピーを入れる
名刺は当然目に入るものなので、そのデザインも大事にしなければなりません。
でたらめなデザインのものよりも要素を押さえたデザインの方が相手からの印象は当然よくなるので、ポイントをしっかり押さえて作成しましょう。
業種に合ったデザインにする
まずは自社の業種に合ったデザインの名刺にすることを意識しましょう。
たとえば、広告業やWeb制作などのような創作系の業種であれば、落ち着きすぎたデザインよりも個性的でインパクトがあるくらいのほうが効果的であるといえます。
一方、医療や介護などの精密な印象のある業種では、シンプルなデザインの名刺が適切です。
仕事内容のイメージに即したふさわしいデザインはなんなのかをしっかりと理解しておきましょう。
会話の話題になるポイントを入れる
名刺交換は初顔合わせの際に行われることがほとんどなので、会話の種になる要素を1つ入れるのもおすすめです。
会話を引き出すためには、名刺にイラストや顔写真を入れておいて視覚的にアプローチするのも効果的ですし、自分の趣味や特技を書いておいて相手の興味をひくようにしましょう。
アイスブレイクとなる会話の種を探すことから始めるよりも、名刺交換の段階で自然と会話が発生するような展開になれば理想的です。
キャッチコピーを入れる
「○○ならお任せください」「○○業界一の実績」などのキャッチコピーを名刺に書いておくのも有効です。
相手からすれば、いきなり来られて売り込みをかけられているのですから当然不安や不信感をはじめは抱かれて当然です。
その不安や不信を最初の段階で少しでも取り払っておくためにも自分がどんな会社の人間か即座に理解できるキャッチコピーを入れておきましょう。
名刺に記載する情報
ここでは、名刺に記載すべき情報をまとめました。
本来、名刺に記載する情報は企業ごとに変化するものでは最低限記載するべき情報をまとめたので、必要なものはもれのないように記しておきましょう。
- 氏名
- 法人名や会社名
- 部署名（ある場合は役職）
- 会社の住所
- 電話番号
- 自社サイトURL
- 担当メールアドレス
- 会社ロゴマーク
上記に加えて、会話のきっかけのためのイラストや趣味、特技の項目などを必要に応じて追加してください。
量が多くて書ききれない場合には、名刺の裏を使ったり、二つ折り、三つ折りの名刺を作成すると良いでしょう。
名刺交換をするときのポイント
ここからは、作成した名刺を実際に交換するときに気を付けるべきポイントについて解説します。
- 自分から先に名刺を渡す
- 複数人で交換するときは目上の人から名刺を渡す
- 名刺が切れてしまった際にはお詫びをして、連絡先を伝える
- 机を挟んでいる場合は相手側に回る
- 受け取った後には名刺入れの上に名刺を置いておく
自分から先に名刺を渡す
名刺交換は目下の人間から渡すのが基本です。そのため、営業をしに行っている自分から必ず名刺を先に渡す必要があります。
しかし、名刺交換の前にあいさつや話をしている際に相手から名刺を渡されてしまう場合もあるかもしれません。
そうならないように、名刺は常に出せるようにしておき、常に先んじて自分から名刺を出すようにしましょう。
複数人で交換するときは目上の人から名刺を渡す
営業を行う際、名刺を交換する際は自分から先にわたすものですが、複数人で商談を行う場合はこの限りではないことがあるため注意が必要です。
例えば、部長・課長・新人の3対3で名刺交換をするときは下記のような流れになります。
- 部長同士が交換する
- 自社の課長と相手の部長が交換する
- 自社の新人と相手の部長が交換する
- 自社の部長と相手の課長が交換する
- 課長同士が交換する
- 自社の新人と相手の課長が交換する
- 自社の部長と相手の新人が交換する
- 自社の課長と相手の新人が交換する
- 新人同士が交換する
正式には上記の流れになりますが、場に合わせて臨機応変に立ち回るようにしましょう。
名刺が切れてしまった際にはお詫びをして、連絡先を伝える
営業活動を行っていると名刺交換の際に名刺が切れてしまうという状況になることもあります。
そういった場合は相手に名刺が切れていることをはっきりと伝えて謝罪をするようにしましょう。
「名刺を切らしておりまして」と伝え、謝罪したうえで後日、メールでお詫びの連絡を入れたり郵送で名刺を送るなどして対応するのが理想的です。
そのために相手の連絡先は必ず伺って、自分の連絡先も間違いなく伝えるようにしましょう。
机を挟んでいる場合は相手側に回る
名刺交換を行う際、相手とテーブル越しに向かい合っている場合は必ず相手側に回り込むようにしましょう。
名刺交換は立って行うのが基本です。
しかも、相手より先に渡さなくてはならないため、素早く相手側に回り込んで名刺を差し出す必要があります。
あらゆる状況を想定しておき、常に名刺を出せる準備は整えておきましょう。
受け取った後には名刺入れの上に名刺を置いておく
自分が渡す時だけではなく、相手から受け取った名刺の扱いにも注意が必要です。
相手から両手できちんと名刺を受け取った後は、すぐにポケットや名刺入れにしまうのではなく、名刺入れの上にのせてテーブルの上に置いておきましょう。
名刺を置く位置は自分から見て左側が望ましいです。
複数枚の名刺を一度に交換した際は相手の着席順に並べましょう。
その際は相手方の中で立場が高い人の名刺を上にのせるとよいです。
名刺管理アプリを使うと管理がしやすくなる
ここまで名刺交換の際のポイントを解説してきましたが、営業をしているともらう名刺の数は非常に多いため、管理に困ってしまうことも多いです。
そんなときには名刺管理アプリを導入しましょう。
名刺管理アプリは名刺の情報をまとめてデータ化し、わかりやすくプロファイリングして管理してくれます。
名刺はしっかり管理しておかないと後々その人に連絡するときに困りますし、そもそも個人情報が記載してあるため失くしてしまうのはNGです。
名刺管理アプリを使えば確実に名刺を管理できるだけでなく、名刺を手作業でまとめる必要がなくなるので時間効率も良くなるので、積極的に利用しましょう。
まとめ
名刺のデザイン方法から交換の際の注意点までをまとめました。名刺交換は今後の商談の流れすら左右しかねないほどに重要なやり取りです。
そのぶん、気を付けるべきポイントは非常に多く、すべてを完璧にこなすには経験も必要になってきます。
今回紹介した内容を参考に、ぜひ営業に役立つ名刺を作成して売上アップを目指してみてください。
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