営業電話をかける際に「どのように話したら良いのだろう」「失礼にあたるようなことを言わないか不安」という方も多くいらっしゃるでしょう。
そのようなあなたのために、営業電話をかける際のマナーやコツをご紹介します。
また、注意すべきポイントも解説するので、ぜひ最後までご覧ください。
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営業電話をかける際のマナー
営業電話をかける際は下記の5つのマナーに注意しましょう。
- 時間帯に気をつける
- 声のトーンは明るく聞こえるように高めに
- 周りが静かな場所からかける
- 自らの名前、社名は必ず最初に伝える
- 電話をかけたら相手に先に切ってもらうようにする
時間帯に気をつける
営業電話をかける際には、時間帯に気をつけるようにしましょう。例えば、始業直後であれば、朝礼があってバタつくため電話に出れないことが多いです。
また、飲食店などであれば、お昼などの繁忙時間帯にかけてしまうと対応する暇がないでしょう。
このように相手が対応できない時間帯に電話をしてしまうと、都合を考慮してもらえないということから迷惑な電話だと思われてしまう恐れがあります。
声のトーンは明るく聞こえるように高めに
電話越しで通常通り話してしまうと、どうしても暗い印象を相手に与えてしまい、イメージダウンすることが多いです。
そのため、電話をする際にはいつもよりワントーン声を高くすると良いでしょう。また、電話に慣れておらず、自信がないと声が小さくなってしまいがちですが、相手に聞こえづらくなってしまうため、印象が良くありません。
できる限り明るい声で大きめの声で話せるように心がけましょう。
周りが静かな場所からかける
電話をかける際には周りが静かな場所でかけるようにしましょう。周りがうるさいと、電話越しでも聞こえてしまい、肝心の会話が聞こえにくくなってしまいます。
そうするとせっかく聞こうとしてもらえても、大切な内容を伝えることができないこともあります。
電話をかけるのであれば、できるだけ周りの音が入らない静かな場所で行いましょう。
自らの名前、社名は必ず最初に伝える
相手が電話に出てくれた場合には最初に自らの名前や社名を確実に伝えてください。もし、相手の情報が分からなければ、話したい人に取り次いでもらえなかったり、不審がられたりと良いことがありません。
また、電話を取り次いでもらった場合にも、名乗った情報が伝わっているとは限らないので、再度自らの名前と社名を伝えるようにしてください。
電話をかけたら相手に先に切ってもらうようにする
営業先との電話の際は、可能であれば相手に先に切ってもらうようにしましょう。
先に切ってしまうと相手が話したい内容があった際に聞くことができなくなってしまう恐れもあります。
もし、相手も切らずに譲り合ってしまう状況になった場合は先に切っても構いませんが、受話器を直接置くのではなく、ボタンを押して切るようにしましょう。
もし、直接置いてしまうと「ガチャ」という音が相手に聞こえてしまい、マナーがなっていないとマイナスな印象を与えてしまうかもしれません。
営業電話をかけるための準備とは
営業電話をかける前には下記の6つの準備をしましょう。
- 資料は手元に用意する
- 相手先の情報を仕入れておく
- 名刺などから担当者の名前を確認しておく
- メモはすぐに取れるように準備をしておく
- トークスクリプトを作成する
- 過去の質問や回答をまとめておく
資料は手元に用意する
取引先に紹介したい商品の資料は必ず手元に置いておくようにしましょう。
もし、手元に用意しておらず、時間がかかってしまった場合には相手の時間を奪うことになります。
また、説明したいことを全て伝えきれず、アポの獲得ができない恐れもあります。
そのため、電話をかける前には手元に資料を用意して、失礼のないように心がけましょう。
相手先の情報を仕入れておく
電話をかける前には相手の企業の情報を調べておきましょう。
相手の企業について知っていれば、自社の商品をどのように売り込むことができるかというのもわかりやすくなります。
また、相手との会話中に話題に出た際に、素早く受け答えができるようになるので、話も弾んで好印象を与えることも可能です。
そのため、従業員数や資本金など最低限の情報はどこかへメモをしておきましょう。
名刺などから担当者の名前を確認しておく
可能であれば、会社の情報だけでなく担当者が誰なのかということまで把握をしてください。
もし、過去に取引があった場合には名刺が社内に残っていることもあるため、確認をしてみましょう。
しっかりと名前を間違えずに相手に伝えることで、「名前を覚えてくれている」と好印象を持ってもらえます。
メモはすぐに取れるように準備をしておく
営業電話中に相手から重要な話がでたりして、メモを取りたい場合があるでしょう。そのような時のために、手元にメモ用紙等を準備しておいてください。
例えば、相手が現状悩んでいることがあるという話をしていたら、その内容をメモしておくことで、再度アプローチをする際に役立ちます。
逆にメモをしていないと、相手に合わせたアプローチができず、失注につながる恐れもあるので注意しましょう。
トークスクリプトを作成する
会話を円滑に進めたり、伝えたい内容を伝え忘れたりしないように、トークスクリプトを用意するのもおすすめです。
トークスクリプトがあることで、抜け漏れがなく、質の高い営業電話をかけることができます。
また、全員に同じアプローチが良いというわけではないので、複数パターンのトークスクリプトを用意すると良いでしょう。
過去の質問や回答をまとめておく
過去にあった質問や回答が記録されている場合には、その内容をまとめて、手元に置いておくと良いでしょう。
もし、電話中に不明なことがあってもすぐに調べることができる上に、正確な回答をすることができます。
過去の記録がなかった場合には、先輩に質問をしてみるのも良いでしょう。
営業電話の流れ
営業電話の流れは下記の通りです。
- 自らの情報を伝える
- 相手先の担当者がいるかを確認する
- 取り次いでもらえたら、本題に入る
- 次回のアポイントを取る
自らの情報を伝える
まず電話がつながったら自らの名前・社名を伝えましょう。
相手に情報を伝えることで、不審な電話ではないことが伝わり、安心して対応をしてもらうことができます。
相手先の担当者がいるかを確認する
電話に出た方に自らの情報を伝えられたら、担当者が現在いるかを確認しましょう。
もし、名前や部署がわかっているのであれば、「〇〇部署の△△さんはいらっしゃいますか？」と伝えることで、スムーズに取り次いでもらえます。
取り次いでもらえたら、本題に入る
担当者に取り次いでもらうことができたら、本題に入りましょう。本題に入った際には、話し過ぎて相手を不快にさせないように気をつけてください。
また、相手が困っていることがないかを聞き出すことができれば、その後のアプローチがしやすくなります。
次回のアポイントを取る
相手に話を聞いてもらうことができ、ぜひ一度話を聞きたいということになったら、次回のアポを取るようにしましょう。
その際には自分からいくつか候補日を提示することで、相手にその場で決めてもらえる可能性が高まります。
営業電話での注意点
営業電話をする際の注意点は下記の通りです。
- 担当者不在の場合には担当者名などを聞き、再度自ら電話をかける
- しつこい営業をかけないようにする
- 認識違いが起こらないように確認をとる
- 一方的に話し続けないようにする
担当者不在の場合には担当者名などを聞き、再度自ら電話をかける
担当者がいなかった場合はそのまま切ってしまうのではなく、担当者名を確認しておき、次は名指しで電話をかけられるようにしておきましょう。
それに加えて、担当者のスケジュールについて聞いておくと、電話に対応してもらえる確率があがり、スムーズなアポ獲得につながります。
また、相手の方がご厚意で「折り返しお電話しましょうか？」と言われることもありますが、基本的には相手の手を煩わせないように、こちらから再度電話をかけるようにしましょう。
しつこい営業をかけないようにする
営業をかける際にどうしてもアポを獲得したいという気持ちから、しつこく営業を行なってしまう方もいるでしょう。
しつこい営業は印象が悪く、会社自体の評価が下がることに直結します。
また、こちらの話を聞いてくれないということで、信頼を得られず、取り付けたアポがあっても商談成立とならないリスクが高まります。
認識違いが起こらないように確認をとる
電話越しでの会話だとどうしても聞き取れない部分があるため、日程や時間などで認識の違いが起こる恐れがあります。
そのため、重要な内容は繰り返し確認をすることで、認識の違いが起こらないようにしましょう。
もし、認識違いがあった場合には相手の時間を奪ってしまったり、自分の時間を無駄にしてしまうこともあるので注意してください。
一方的に話し続けないようにする
営業では一方的に話し続けてしまうと、相手から得られる情報がなく、商談を良い方向へ持っていくことができません。
そのため、電話では一方的ではなく、お互いが会話をできる状況を作りましょう。
話の節々で、「質問はありませんか？」などと投げかけるだけでも対話ができるので、意識をしてみてください。
まとめ
営業電話をかける時には下記のようなマナーに注意をする必要があります。
- 時間帯に気をつける
- 声のトーンは明るく聞こえるように高めに
- 周りが静かな場所からかける
- 自らの名前、社名は必ず最初に伝える
- 電話をかけたら相手に先に切ってもらうようにする
また、電話をかける前にはトークスクリプトを用意したり、メモを用意したりとスムーズに会話を進めるための準備が大切です。
今回紹介した内容を参考に、アポの獲得を目指して営業電話をかけてみてください。
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