営業メールの返信率を上げるコツや注意点とは?メールの例文もご紹介

営業メールの返信率を上げるコツや注意点とは?メールの例文もご紹介

メール営業は文章だけで自社商品のアピールを行うため、反響を取るのが難しいと感じている方が多いです。しかし、今回の記事でお伝えする内容を実践すればそのような悩みもなくなります。

メール営業で返信率を高め、会社の売り上げをアップするための方法を具体的な文面例も交えながら徹底解説していきます。あなたがこの記事を最後まで読み切る頃には、反応が取れるメールの書き方を完全に理解できていることでしょう。

KAITAKでは問い合わせフォーム営業を行い、多くの企業へアプローチをするため、新規開拓に悩んでいる場合にはおすすめです。営業文面はプロが作成するため、営業メールの返信率が上がらず悩んでいる方は是非一度お問い合わせください。

メール営業の返信率は何%くらい?

メール営業の返信率は、0.1%から0.2%が平均的な数値です。

業界や営業の方法、タイミングなどによって確率は変わりますが、1000件のメールを送って、1〜2社から返信がくれば上出来といわれています。

メール営業で返信率を上げるコツ

メール営業の返信率はかなり低いですが、メールの文章や送り方を工夫することで、相手が「返信したい」と思ってもらえる可能性は高まります。

では、メール営業で返信率を上げるコツを確認していきましょう。コツは大きく下記の6つです。

  • 内容がわかりやすくなるような件名をつける
  • 伝える内容は1つに絞り、簡潔に記載する
  • 文章が長くなりすぎないようにする
  • 誤字脱字や言葉遣いに気をつける
  • 相手へのメリットを明示する
  • アクションを早く起こしてもらえるように促す

内容がわかりやすくなるような件名をつける

メール営業でもっとも重要なのは「件名」です。返信率は件名で決まるといっても過言ではないほど、メールの件名は重要となります。

営業マンで「件名なんて意識したことがない」という方は要注意です。最初の「件名」が相手の目に止まらず、メールが削除されてしまっている可能性があります。

特に「アポイントのお願いについて」などというありきたりな件名にはうんざりしている人もいます。最初の件名から、相手の気持ちを揺さぶるような件名を付けましょう。

相手にとってのメリットを具体的に提示しつつ、それを簡潔に伝えるようにしましょう。あくまで件名なので文字数は多くなりすぎないように要注意です。15〜30文字程度を意識して作ることが大切です。

伝える内容は1つに絞り、簡潔に記載する

メールで伝える内容は1つに絞って、簡潔に記載しましょう。自社商品を知ってもらいたい気持ちが強くなりすぎて、情報量が多すぎになってしまわないように注意してください。

たとえば、件名が「セミナーの案内」であれば、セミナー以外の情報は載せないようにしましょう。メールの情報が多すぎると、相手はますます返信しにくくなります。

文章が長くなりすぎないようにする

メール営業では、文章が長くなりすぎないように注意しましょう。目安は「スクロールしなくても読める程度」です。

読むのにスクロールが必要だと、読み手にも負担がかかります。提案の理由や言い訳がダラダラと書かれていると、相手の「返信しよう」という気が薄れてしまいます。

あれもこれも伝えようとするのでなく、本当に伝えたいポイントを簡潔に記載するようにしましょう。

誤字脱字や言葉遣いに気をつける

営業メールはただのメールではなく、商品やサービスの購入につなげるための手段です。そのため、誤字脱字や言葉遣いには細心の注意を払いましょう。

ミスのない文章を送ることは、相手からの信用獲得につながります。もし、誤字脱字などのミスが多い場合には「ミスが多いけど、この人を信用して良いのだろうか」と思われてしまいます。

相手へのメリットを明示する

件名で相手のメリットを明示するべきとお伝えしましたが、本文でも同様です。訪問営業もメール営業も、相手の時間をもらうことには変わりありません。

自社の商品やサービスの内容ばかりを伝えるのでなく、それを契約することで相手にどのようなメリットがあるのかを明示しましょう。

自分本位ではなく相手がどう思うかを考え、相手が返信したくなるようなメールを送りましょう。

アクションを早く起こしてもらえるように促す

メリットを提示するだけでなく、相手のアクションを促すような文章も加えましょう。

営業メールは、一度見たら何もせずに放置されやすいです。そのため、今すぐ行動するべき理由を提示し、相手のアクションを促します。

たとえば、打ち合わせのアポイントを取りたい場合、日程を3つほど先に提示をすることがおすすめです。併せて返信期日も記載することで、返信率はグッと高まります。

提案メールのテンプレート

営業メールの返信率を高めるノウハウをお伝えしましたが、それだけではイメージが掴みにくい部分もあります。

そこで、具体的なイメージを掴んでいただくために、提案メールのテンプレートをご紹介します。

以下の例文をあなたの会社専用のフォーマットを作成する参考にしてみてください。

〇〇のご提案の件
株式会社××営業担当 ◇◇様
平素よりお世話になっております。△△株式会社の△△と申します。

今回ご連絡しましたのは、先日の打ち合わせでご紹介させていただいた、〇〇の製品の無料サンプル体験についてです。

ぜひ弊社の製品をサンプルとして、◇◇様にご使用いただけないかと思い、ご連絡いたしました。

製品の概要はこちらでございます。http://〜〜〜〜html(製品ページを載せる)

一度サンプルをご使用いただき、評価をいただけるようでしたら、ぜひ御社での取り扱いをご検討いただけたらと思っております。

ご興味がおありでしたら、すぐにサンプル送付の手配をいたしますので、こちらのメールにてご返信いただければと思います。

ご多用の折、誠に恐れ入りますが、お返事賜りたくお願い申し上げます。
ーーーーーーーーーーー
株式会社△△ ◇◇部署〇〇〇〇(名前)
住所:TEL:/FAX:URL:Mail:ーーーーーーーーーーー

違法なメール営業をかけてしまわないように気をつける

メール営業をする際は、「特定電子メール法」という法律に注意が必要です。

たとえば次のような内容です。

・原則としてあらかじめ送信の同意を得た者以外の者への送信禁止
・送信者情報を偽った送信の禁止
・送信を拒否した者への送信の禁止

引用:迷惑メール相談センター:日本データ通信協会

この法律に違反した場合、個人では1年以下の懲役または100万円以下の罰金、法人では最高3000万円の罰金が科せられます。メール営業をする際は、特定電子メール法に違反しないよう細心の注意を払いましょう。

まとめ

本記事では、メール営業の返信率を上げるためのコツや、メール営業の注意点をご紹介いたしました。件名や本文にこだわってメールを作成することで、返信率を向上させることができます。

あなたも今後は件名や本文にこだわりを持って営業メールを送ってみてください。メール経由での売り上げがアップし、今以上にあなたの会社のサービスが世の中に届いていくことを願っています。

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