アポが取れる営業メールを作るコツとは?例文も合わせてご紹介

アポが取れる営業メールを作るコツとは?例文も合わせてご紹介

営業メールはクライアントや顧客に会いに行く際に必ず送る大切なものです。

もし、営業メールを欠かしたり、失礼な内容のものを送信してしまったりすると、こちらの印象が損なわれてしまい、良い商談ができなくなってしまうこともあるでしょう。

この記事では、アポが取れる実践的な営業メールを作るコツ7つと例文を紹介します。

相手によい印象を与える営業メールの作り方を理解して、営業成績の向上につなげましょう。

なかなか営業メールでアポが取れないという場合には営業代行への依頼がおすすめです。KAITAKでは、リストの作成からフォーム営業まで一貫して行います。文面はプロのライターが作成するので、アポ率の向上もサポートします。

アポの取れる営業メールを作る7つのコツ

アポの取れる営業メールを作るコツは主に下記の7つです。

  • 見ただけで内容が伝わる件名をつける
  • 本文は簡潔で伝わりやすくする
  • 敬語の間違いに気をつける
  • 顧客にとってのメリットが分かるような内容にする
  • こちらから複数の日時を提案する
  • 返信の期限を設定しておく
  • 送信する日時に注意する

見ただけで内容が伝わる件名をつける

営業メールを受け取る側の相手は、1日に何件ものメールを受け取っています。

それら一つひとつを重要な順に確認していく際に、わざわざ開封しなければ内容のわからないメールは、見られるのが遅くなってしまい、場合によっては開封されずに放置されることも多いです。

そのようなことが起こらないように、営業メールを作成する際には見ただけで内容が分かる、要点を押さえた簡潔な件名をつけましょう。

本文は簡潔で伝わりやすくする

冗長すぎる内容のメールは相手の見る気力を奪ってしまいますし、内容が伝わりにくい、あいまいな本文では相手が返信するのを躊躇される恐れがあります。

そのため、ざっと見ただけで内容を把握できる本文を作成するとアポイントにつながりやすいです。

できるだけわかりやすく、簡潔な本文を作るためには下記の2つのポイントを意識しましょう。

  • 先に要点をまとめてから詳細の説明をする
  • 5W1Hといった具体的な情報を記載する

敬語の間違いに気をつける

敬語の間違いをしてしまうと、細かい部分に気を使えない会社だと思われてしまい、イメージを落としてしまう可能性があります。

文章だと直接話すよりも敬語の間違いがわかりやすくなってしまうため、普段の商談の際よりも気をつけましょう。

よくある間違いとして、「○○課長様」のように、役職名の後に様を付けてしまう例がありますが、役職はそれだけで敬称になるので、様は必要ありません。

そのほかにも、文章のねじれや尊敬語と謙譲語の区別など、細かなポイントに注意をしてメールを作成するようにしましょう。

顧客にとってのメリットが分かるような内容にする

アポイントを取り付けて面会をしてもらうということは、相手の貴重な時間を使うことになります。

しかし、何も分からない状態では貴重な時間を使いたいと思わないため、営業メールを送る段階で、相手にどんなメリットがあるかを伝えることが大切です。

こちらから複数の日時を提案する

アポイントを取る際には、こちらから複数の日時を提案しておきましょう。

日時を相手任せにしないことで、その後の日時調整の連絡の手間がなくなるので、面談をしてくれる可能性が高まります。

もし、提案した日程すべてで都合がつかなかった時のために、「難しい場合は〇日以降でご都合のよろしい日程を教えていただければ幸いです」のような一文を追加しておくとより親切です。

返信の期限を設定しておく

営業メールには具体的な期限を設定しましょう。期限があることで、相手もそれまでに返事をしなければいけないと考え、興味がある場合は比較的すぐに対応してくれます。

具体的には、「〇月✖日までにご返信いただけますと幸いです」のように失礼のないように記載してください。

逆に期限をあいまいにしてしまうと、返事を後回しにされる恐れもあるので注意が必要です。

送信する日時に注意する

よほど緊急の連絡以外では、相手の勤務時間外に連絡するのは避けましょう。

営業時間外に営業メールが届いても、まともに読んでくれない可能性が高く、アポイントにつながりにくいです。

また、相手には時間を取って営業メールを読んでいただくので、始業してからすぐの時間の連絡は避けるなど、相手に負担のかからない時間帯に送信するようにしましょう。

営業メールの例文

ここでは、実際に使われる営業メールの例文を3パターン紹介します。

  • 新規顧客へのアポメール
  • 既存顧客へのアポメール
  • 問い合わせへの返信のメール

新規顧客へのアポメール

件名:弊社開発の新サービスのご案内(〇✖株式会社)
本文:
○○商事
○○部 部長
××様

突然のご連絡にて失礼いたします。
〇✖株式会社にて営業を担当しております、△△と申します。

貴社のホームページを拝見したところ、〇△事業に関しまして、当社の新しいサービスがご協力させていただけるところがあるのではないかと思い、ご連絡させていただきました。

もしよろしければ、ぜひ××様とお会いしてご紹介させていただければと考えております。

下記の日程でご都合のよろしい日はございますでしょうか?

【日程の候補】
 
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○

いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、大変拘縮ですが××日以降でご都合の良い日程をお知らせ頂ければ幸いです。

突然のご連絡にて大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

既存顧客へのアポメール

件名:新サービス○○のご案内
本文:
株式会社○○
営業部○○様

お世話になっております。株式会社〇✖営業部の△△です。

このたび、当社の新たなサービス○○につきまして、ぜひ○○様とお会いしてご意見を参考にさせていただきたきたいと考え、ご連絡いたしました。

もしよろしければ、直接内容をご説明できればと考えております。
下記の日程のご都合はいかがでしょうか?

【日程の候補】
 
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○

いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、大変拘縮ですが××日以降でご都合の良い日程をお知らせ頂ければ幸いです。
ご多忙な時期のご連絡、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。

問い合わせへの返信のメール

件名:お問い合わせの御礼とご案内
本文:
株式会社○○
××様

お世話になっております。株式会社〇✖の△△と申します。

この度は、当社のサービス□□に関してのお問い合わせをいただき、誠にありがとうございます。
つきましては、一度今回お問い合わせをいただきましたバックグラウンドや現在のご状況をお伺いしたいと考えております。

そのうえで、貴社に合ったご案内、ご提案をさせていただきたくご連絡いたしました。

もしよろしければ、直接ご説明させていただきたいと考えているのですが、下記の日程のご都合はいかがでしょうか?

【日程の候補】
 
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○
・〇月〇日(曜日) 〇:○○~〇:○○

いずれの時間帯もご都合が悪い場合は、大変拘縮ですが××日以降でご都合の良い日程をお知らせ頂ければ幸いです。
ご多忙の中、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します。

返信メールへの対応のポイント

ここでは、営業メールの返信があった場合の対応の2つのポイントを紹介します。

  • 件名のRe:は消さないようにする
  • アポイント内容の確認をする

件名のRe:は消さないようにする

日時決めや内容の確認などで相手とのやり取りが続いた場合、「Re:」は消さないようにしましょう。

件名に「Re:」が付いていることで、そのメールが返信されたものだと一目でわかるため、相手が新規メールだと勘違いしてしまう事態を防ぐことができます。

ただし、「Re:Re:Re:」といくつも連続してしまった場合は適度に削除しましょう。基本的に1つついていれば十分なので、やり取りが続いた場合は注意してください。

アポイント内容の確認をする

認識の相違が起きないようにアポイントの内容をしっかりと返信時に確認をしておくようにすることも重要なポイントです。

もし、お互いの認識がずれてしまうとせっかく取り付けたアポイントが流れてしまう可能性があります。

繰り返しになったとしても、日時と場所を念入りに記載して確認しましょう。

具体的には、「では、〇月✖日の△時に貴社にお伺いします」のように記載するようにしてください。

まとめ

営業をする上でメールはとても大切なツールです。間違った営業メールを送ってしまうとアポイントが取れなかったり、せっかく取り付けたアポイントが流れてしまったりします。

相手に失礼のないメールを送るためにも、下記のポイントには注意をしましょう。

  • 見ただけで内容が伝わる件名をつける
  • 本文は簡潔で伝わりやすくする
  • 敬語の間違いに気をつける
  • 顧客にとってのメリットが分かるような内容にする
  • こちらから複数の日時を提案する
  • 返信の期限を設定しておく
  • 送信する日時に注意する

紹介した例文も参考にメール営業に挑戦してみてください。

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