自社の顧客を増やすため、新規のお客さまに案内メールを送ることがあります。しかし、どのような内容でメールを送れば良いかわからず、悩んでいる方も少なくありません。
そこで、メール営業の送り方や作成のポイント、メール営業を効率化する方法を解説いたします。メール営業に必要な文章の作り方がわかるので、新規開拓時のメール作成に悩んでいる方は最後までご覧ください。
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新規開拓でなぜメールを使うのか
新規開拓でメールを使う理由は、以下の2点です。
- 新規顧客の獲得
- 自社の名前やサービスを認知してもらう
新規顧客の獲得
メールで営業をする場合、テレアポのように1件ずつアプローチする手間がかかりません。そのため、多数の見込み客に営業ができます。
飛び込みやテレアポで営業できないお客さまにも、メール1つで営業できるので、新規獲得数を増やすことが可能です。
ただし、近年では迷惑メールと勘違いされてしまうなど、読んでもらえる確率が低くなっています。また、文章によってはマイナスになる可能性もあるため、誤字脱字等の初歩的なミスにも気をつけましょう。
自社の名前やサービスを認知してもらう
商品やサービスを購入してもらうためには、自社の名前やサービスをさまざな企業に認知してもらうことが大切です。
メール営業であれば遠方に会社があり、営業が訪問できない場合や、テレアポで周りきれない場合にも、自社の名前とサービスを認知してもらえます。ただし、メール営業で自社の認知を広げるためには、魅力的な件名やサービスの提案が必要不可欠になってくるので、作り込みはしっかり行いましょう。
メール営業のメリット
メール営業のメリットは、以下の4つです。
- 一度に多数のお客さまへアプローチが可能
- 時間や場所を取らず、気軽にできる
- 資料を同時に送付できる
- 過去の会話内容などを残しておくことができる
一度に多数のお客さまへアプローチが可能
これまでは遠方に営業を行う場合、テレアポを取り、相手の時間にあわせて伺う必要がありました。しかし、メールであればアポイントを取る必要がなく、自社にいながら一度に多数の季語ゆにアプローチできます。
メールの内容は、ターゲットにあわせて作成する必要がありますが、テンプレートを作っておくことで、作業の手間を減らすことも可能です。
時間や場所を取らず、手軽にできる
飛び込み営業では、足を使っての移動時間、話し合いの場所が必要です。また、テレアポに場所は必要ありませんが、メールにくらべて1件のアプローチに時間がかかってしまいます。
しかし、メールであれば、必要な情報をまとめて送ればよいため、時間がかかりません。また、見込み客も空いた時間にメールを読むことで、会社名やサービス内容を理解できるメリットがあります。
資料を同時に送付できる
飛び込みでは、自社サービスをまとめた資料を持って営業する必要があります。また、テレアポはサービス内容をお知らせするために、後日、紙の資料の送付作業が必要です。
メールであれば、サービス内容の資料をファイルにまとめられるので、余計なコストや手間はかかりません。ただし、ファイルの内容を読んでもらうために、自社サービスの重要性を提起することを忘れないようにしましょう。
過去の会話内容などを残しておくことができる
メールでのお客さまとのやり取りは、すべてデータに残るため、今後のメール営業の分析に役立ちます。どういったやり取りから「サービスの購入に発展したのか」または「サービス購入に至らなかったのか」を分析できます。
また、メールの分析内容を資料にしてまとめておくことで、新人社員への引き継ぎも容易になります。
メール営業のデメリット
飛び込みやテレアポは、時間や場所を取られて、資料の準備に時間がかかるといったデメリットがありました。メールでの営業は、時間や場所を取られることはありませんが、他の営業とは異なるデメリットがあります。
- 迷惑メールと勘違いされ、必ず読んでくれるわけではない。
- 会話のように熱量を伝えることが難しい
- 文章のミスが信頼の低下に繋がる
迷惑メールと勘違いされ、必ず読んでくれるわけではない
営業メールを送っている企業は多いため、1日で膨大な数のメールをお客さまは受け取ります。メールの件名によっては、迷惑メールと勘違いされ、読まれずに削除される場合も少なくありません。
また、複数のメールの中で、目立ったものをピックアップして、目を通す方もいらっしゃいます。そのため、読んでもらうための工夫は必ずしましょう。
会話のように熱量を伝えることが難しい
飛び込みやテレアポは、トークで営業を行うので、信頼関係を築きやすいといったメリットがあります。サービス内容が同じ会社なら、営業マンとの相性で契約が決まることも少なくありません。
しかし、メールは文章でサービス内容や熱意を伝える必要があります。文章は読む側の状況によって解釈も異なり、飛び込み営業やテレアポにくらべて営業力が落ちることがほとんどです。
文章のミスが信頼の低下につながる
メール営業は、文書でサービス内容や熱意を伝える必要があるため、文章にミスがあると、何も伝わらなくなってしまいます。
たとえば、A社にサービスを提供するために用意したPDFをサービスを必要としないB社に送ってしまった場合、A社とB社の契約を取ることができなくなります。1つのミスがお客さまとの信頼に関わるので、メールの内容はしっかり確認して送りましょう。
新規顧客へ営業メールを送る前の準備
メールは、作成する内容も大切ですが、読んでもらうための準備も重要です。新規の顧客へメールを送る前は、下記3つの準備を行いましょう。
- しっかりとKPIを設定しておく
- 営業メールを送るリストを用意する
- 自社のドメインを取得して信頼性を向上させる
しっかりとKPIを設定しておく
メール営業は、飛び込みやテレアポにくらべ、営業成績の可視化が難しいため、事前にKPIを設定することが大切です。それによって、今後の営業成功率のアップにもつながります。
また、KPIを見れば目標達成の度合いがわかるようになるので、現状の進行に問題がないかを確認することも可能です。
営業メールを送るリストを用意する
メール営業では、事前にメールリストを準備することが重要です。営業リストの準備には、専用のツールを使います。さまざまな企業がツールを出しているので、ターゲットに合わせたものを利用しましょう。
ツールの利用により、自社のサービスに適している企業を効率的にリスト化できます。
自社のドメインを取得して信頼性を向上させる
自社のドメインを取得すると、信頼性の向上に繋がります。
たとえば、アドレスがフリーメールだった場合、受け取った側は迷惑メールと勘違いする可能性も少なくありません。しかし、アドレスが自社のドメインになっているだけで、信頼度が変わります。
また、自社の商品名や会社名が入ったドメインにしてメールを送ることで、認知される機会を増やせます。
新規顧客への営業メールの作り方
実際に、新規顧客への営業メールの作り方を紹介していきます。営業メールの作り方のポイントは、以下の5つです。
- 内容が伝わるような件名をつける
- 文章を簡潔にし、どのような効果があるのかをわかりやすくする
- 文字化けする可能性がある特殊文字は使用しない
- 添付ファイルはzipなどにして圧縮しておく
- 営業メールに対して、どのようなアクションが欲しいかを記載する
内容が伝わるような件名をつける
メールの件名は「自社サービスを使うと、こんな効果があります」といった具体的な件名にしましょう。
一般的には「〇〇サービスのご案内」や「当社〇〇○について」といった件名になりがちですが、ありふれた件名では、読まれることなく削除される可能性があります。
実際にメールを開封してもらい、中身を読んでもらうためにも件名はしっかりと工夫しましょう。
文章は簡潔にし、どのような効果があるのかをわかりやすくする
本文の文章は簡潔に書きます。また、サービスの利用で「どんな効果が期待できるのか」をわかりやすく説明する必要があります。お客さまは、1日で多くの営業メールに目を通しており、1つのメールをじっくり読む時間はありません。
なので、無駄な文章が多いと、その時点で読み飛ばされる可能性があります。冒頭では、サービスの効果を簡潔に説明することで、返信率の高いメールを作成が可能です。
文字化けをする可能性のある特殊文字は使用しない
利用している端末に依存した文字やHTML形式の文章は文字化けの可能性があります。◯のついた数字などの特殊文字は、機種に依存した文字のため、文字化けが起こります。
件名や本文に特殊文字を使ってしまうと、せっかく送り先の方の目に留まっても内容が伝わらなくなるので注意しましょう。
添付ファイルはzipなどにして圧縮しておく
メールに添付ファイルを付属する場合、ファイルの容量が大きいと受け取れない可能性があります。
また、大きいファイルはメールボックスの容量を圧迫し、迷惑になりかねません。そのため、迷惑にならないようファイルを圧縮して送りましょう。
営業メールに対してどのようなアクションが欲しいかを記載する
商品やサービスの効果を説明したあとは、メールの内容に対して、起こしてほしいアクションを記載しましょう。受け取った後の行動が明確になることで、返信率の向上に繋がります。
例えばそのメールを読んで、資料の請求に繋げたい場合、資料請求のご案内を載せます。アポイントを打診したい場合は具体的な候補日を3〜5つ程度、提示するのがおすすめです。
営業メールを送信した後に行うこと
メールを送信した後に行うことは、以下の3点です。
- 送られてきたメールは、すぐに対応する
- 商談が行われる前に、相手の現状を把握する
- 開封率や返信率を分析する
送られてきたメールはすぐに対応する
送られてきたメールに即座に返信することで、見込み客の不安を払拭します。
すぐに返信すれば、自社への信頼も上がり、その後の商談をスムーズに行うことが可能です。また、すぐに返信できない場合、他の企業様との商談が優先され、機会損失のリスクもあります。
返信メールに対し、すぐに答えることができない時は、その旨を伝えて、不信感を持たれないようにしてください。
商談が行われる前に相手の現状を把握する
メールの返信がある場合、見込み客は自社のサービスに興味を示しているので、焦らず相手の現状を把握します。
お客さまが現在改善したい業務のヒアリングや、問題提起を担当者が行い、成約のヒントを探しましょう。その情報をもとに商談の内容を作成してください。
開封率や返信率を分析する
営業を行う前に設定したKPIを元に、開封率や返信率を分析していきます。
まずは「開封されたもの」「返信率の高いもの」に分けましょう。定期的にメールの内容を分析すれば、具体的な問題点を可視化することが可能です。
可視化することで「どういった内容でれば、返信がもらえるのか」を理解できるため、CV率の向上に繋がります。
営業メールの例文一覧
ここからは、新規顧客に向けた営業メールの例文を3つに分けて紹介していきます。
- 新規営業メールのテンプレート
- セミナー紹介のテンプレート
- お礼のメールテンプレート
新規営業メールのテンプレート
件名 : 〇〇サービスを提供する株式会社〇〇の〇〇と申します。
株式会社〇〇
担当者様
突然のご連絡失礼いたします。
株式会社〇〇で〇〇サービスを担当する〇〇と申します。
この度、貴社HPを拝見し、弊社が提供している〇〇サービスがお役に立てると思いましたので、ご連絡をさせていただきました。
弊社が提供している〇〇サービスは、以下のような問題を解決いたします。
問題点
これまでに〇件以上の企業様に導入いただいており、〇〇コストの削減や〇〇の向上に役立てていただいた実績がごさいます。
ご興味がありましたら、一度ご説明の機会をいただければと思います。
下記日時で、ご都合の良い日程をご教示いただけますでしょうか。
日時 〇月〇日(〇) 〇時〇分〜〇時〇分 〇月〇日(〇) 〇時〇分〜〇時〇分 〇月〇日(〇) 〇時〇分〜〇時〇分 日時が合わなければ、ご都合のつく日をご教示いただければと思います。 ご多忙の中、大変申し訳ありませんが、ご検討のほどよろしくお願いいたします。 担当者〇〇 会社の情報や実績を記載
セミナー紹介メールのテンプレート
件名 : 〇〇を基礎から学べる〇〇セミナーのご案内
株式会社〇〇
担当者様
大変お世話になっております。
株式会社〇〇で〇〇セミナーを担当する〇〇です。
先日ご提供させていただいた、サービスについてのセミナーを開催することなりましたので、ご連絡差し上げました。
セミナー名〇〇
開催場所
開催日時〇〇年〇月〇日(〇曜) 〇時〇分〜〇時〇分
参加費用 無料
セミナーの内容を記載
参加方法を記載
〇〇サービスについて新たな提案をしており、担当者様に是非とも参加していただきたい内容になっております。また、サービスへの疑問や不安に対するご質問も受け付けておりますので、ご興味のある方はご参加ください。
社員一同心よりお待ちしております。
株式会社〇〇担当者名
会社の情報を記載
お礼のメールテンプレート
件名 : ご面談の御礼 株式会社〇〇
株式会社〇〇
担当者様
いつもお世話になっております。
〇〇サービスをご提供させていただきました。〇〇です。
先日はお忙しい中、お時間をいただき、誠にありがとうごさいました。
面談時のエピソードを記載
また、〇〇サービスに関しまして、ご不明点や疑問点がごさいましたら、ご相談ください。
〇〇様にお会いできましたご縁を大切に、より一層精進して参りますので、今後ともよろしくお願い申し上げます。
さらにメール営業を効率化するために
メールの内容をすべて手作業で行う場合、とてつもない時間がかかってしまうため、あまり現実的ではありません。下記の4つを対策として行うことで時短が可能になるため、活用しましょう。
- メールのテンプレートを登録する
- 開封率をチェックできるようにする
- 顧客管理機能を利用してリストを作成する
- 自動で返信できる機能を活用する
メールのテンプレートを登録する
メール営業配信システムを利用すると、文章のテンプレートを登録することができます。テンプレート化することで、メール作成にかかる時間を短縮が可能です。
たとえば、メール営業の冒頭や締めの挨拶などは、メール作成で頻繁に使う文章なので、固定化することで、効率よくメールの作成が行えます。
開封率をチェックできるようにする
見込み客に届いたメールが開封されたのかをチェックするためには、メール配信システムを利用して、HTML形式のメールを利用しましょう。
HTML形式のメールであれば、ツールにより開封率がわかるようになるので、今後の分析に役立てることが可能です。
顧客管理機能を利用してリストを作成する
メール配信システムの中には、顧客リストを作成できるツールがあります。自動で作成してくれるため、自分で手入力する手間を省くことが可能です。
また、すでにエクセルなどに顧客リストがある場合でも、ツールにアドレスなどの情報を移すこともできます。
リストを作成し、新規の顧客情報と既存の顧客情報をまとめて管理することで、そのさきの営業活動へ活用しましょう。
自動で返信できる機能を活用する
メール配信システムの中には、お客さまに対して、自動返信やフォローメールを送る機能があります。
たとえば、さまざまな仕事が重なり、商談後のお礼メールを送れない場合でも、自動フォローメール機能を活用すれば、商談後のタイミングで自動でメールの送信が可能です。
メールの返信スピードは、営業マンや企業の信頼に関わってきます。自動フォローメール機能を活用して、返信のタイミングを逃さないようにしましょう。
まとめ
新規顧客開拓時の営業メールの送り方について解説してきました。
メール営業をすることで、多くのお客さまに、自社の名前やサービスを認知してもらえる可能性が広がります。
- サービス内容が伝わるような件名にする
- 本文は簡潔にし、効果をわかりやすくする
- 営業メールに対して、どのようなアクションが欲しいかを記載する
- 特殊文字は使用しない
- 添付ファイルは圧縮する
開封率や返信率を上げるために、上記5つのポイントに気をつけてメールを作成してみてください。
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