企業の営業方法には対面や電話、メールなどさまざまな種類があります。中でも、メール営業は新型コロナウイルス感染症の拡大により多くの企業で主流となりつつある方法です。
ただ、メール営業は自身が書く文章だけで相手の心を動かす必要があります。書き方を間違えると成功率が下がる恐れがあるため、注意が必要です。
今回の記事ではメール営業を成約につなげるための書き方やポイント、用途別のメールテンプレートなどを徹底解説します。メール営業の正しい書き方を知れば、成功率をぐっと上げることが可能です。
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メール営業のメリット
メール営業には、対面や電話などの営業とは異なるメリットが複数あります。今回は、メール営業で得られる3つのメリットをまとめました。詳細は次の通りです。
- 一度に大量のアプローチが可能
- テキストに残るため、確認がしやすい
- 電話とは違って時間を取らない
一度に大量のアプローチが可能
対面や電話での営業の場合、一度にアプローチできるのは直接やり取りをしている1社のみです。メール営業であれば、一度に複数の顧客にアプローチができ、効率的に営業活動を行えます。
また、メール営業を利用すれば新しい顧客を獲得するチャンスを生むことが可能です。通常訪問できないような場所・地域の会社に対し、自社を知ってもらえる良い機会を作れます。
テキストに残るため、確認がしやすい
メール営業を利用すれば、相手のフォルダ上に送信したメールのテキストが残ります。説明内容や資料などが全て残るため、顧客側も確認しやすいです。
また、顧客側がテキストを何度も見返せるのも大きなメリットでしょう。対面や電話での営業の場合は、資料のみが手元に残ります。メール営業なら、説明内容を文面で全て確認できるので理解度を上げることも可能です。
電話とは違って時間を取らない
メールは対面や電話と違って、指定された日時に予定を合わせる必要がありません。顧客側が自分のタイミングで自由に確認することが可能です。
また、メール営業の場合ある程度テンプレートを完成させれば作成時間を短縮できます。送信者側も時間を取らずに、営業を行えるのは大きなメリットです。
メール営業のデメリット
メール営業には、大きく3つのデメリットがあります。
- 開封されにくく、アポイントが取りにくい
- コミュニケーションが難しい
- 誤字脱字があると信頼度の低下につながる
開封されにくく、アポイントが取りにくい
メール営業は、必ず読んでもらえるとは限りません。顧客は1日に大量のメールを受け取っているため、スルーされてしまう恐れがあります。
メール営業は、アポイント率の低さもデメリットの1つです。文章だけで顧客にどれだけ良い印象を与えられるかが重要になります。
また、メール営業では開封したのか、ただ単に放置されているのか確認することができません。メールが読まれているのか把握できないため、開封率を上げるための工夫が重要です。
コミュニケーションが難しい
メール営業は文章での営業になるので、コミュニケーションが取りにくくなります。直接顔を合わせたり電話で話したりするやり取りがないため、誤った印象が伝わってしまう可能性は高いです。
メール営業の文章でのやり取りには、メリットもデメリットも存在します。メリットとして顧客に良い印象を与えられるように、文章の作成方法には十分注意が必要です。
誤字脱字があると信頼度の低下につながる
誤字脱字は、メールを送信する前に十分確認すれば起こることはありません。そのため、ちょっとした文章のミスがあると信頼度の低下や悪い印象を与えてしまう可能性が高いです。
また、メールを何度も送り続けるのも信頼度の低下に繋がる危険な行為です。メール営業は、正しい使い方をしないと逆に効果が半減します。
成約につながる営業メールの書き方
メール営業で成約に繋げるには、文章作成をする上で大切なコツがあります。今回は、成約につながる営業メールの書き方を4つまとめました。
- 内容が伝わる件名をつけて送付する
- 読みやすい流れになるように構成を整える
- 受け取り手にメリットが伝わるように記載する
- 特殊文字などは避けて文字化けを防ぐ
内容が伝わる件名をつけて送付する
メール営業で成約するなら、一度みて内容が伝わる件名をつけることが大切です。メール営業の件名は、顧客の目に一番最初に入る部分になります。メールの開封率にも繋がる大切な部分なので、魅力的な件名をつけましょう。
ただし、メール営業の件名を考えるときには複雑なものやシンプルすぎるものはあまりおすすめしません。顧客の悩みや求めるサービスなどを分析し、目を引くような件名を考える必要があります。
読みやすい流れになるように構成を整える
メール営業の文章を考えるときは、いきなり書き始めるのはおすすめしません。まずは、内容が読みやすい流れになるようにある程度構成を整える作業から始めましょう。
構成作りから始めれば、文章全体のバランスを整えられます。何をどのタイミングで伝えるのか、読みやすさはどうかなど、顧客の気持ちを考えられながら作成していくことが大切です。
受け取り手にメリットが伝わるように記載する
メール営業で成約するなら、メリットを分かりやすく伝えることが大切です。メール営業は、流し読みされてしまう可能性が十分あります。流し読みをされないように、顧客側に的確にメリットを伝えましょう。
ただし、メリットを伝えるときは押し売りと思われないように注意が必要です。一方的に魅力を伝えるやり取りにならぬように気をつけましょう。あくまでも顧客側の気持ちを想像しながら、丁寧かつ分かりやすくメリットを書くのがおすすめです。
特殊文字などは避けて文字化けを防ぐ
メール営業で成約するなら、特殊文字は避けることが大切です。特殊文字は文字化けする恐れがあります。
折角、メールを開封しても文章を確認できないようでは意味がありません。顧客にマイナスな印象を与えてしまうリスクも高いです。特殊文字など文字化けの恐れがあるものは、避けるように心がけましょう。
メール営業を行う上でのポイント
メール営業を行うときは、4つのポイントに注意する必要があります。成約のチャンスを逃さないために、事前に大切なポイントを把握しておきましょう。
- 初回のメールでは誤字脱字や表現に特に気をつける
- 信頼性を上げるために自社ドメインを使用する
- 添付資料が間違っていないか確認する
- 相手からのメールにはすぐに返信をする
各ポイントの詳細を解説します。
初回のメールでは誤字脱字や表現に特に気をつける
メール営業は、初回のメールでの印象がとても重要です。初めに好印象を与えられれば、成約率をぐっと上げられます。逆に、初回のメールで誤字脱字や表現に誤りがあると顧客を不安にさせてしまうリスクが高いです。
成約率が下がってしまうので、ケアレスミスには十分注意する必要があります。
信頼性を上げるために自社ドメインを使用する
メール営業を行うなら、自社ドメインを使いましょう。顧客が会社名を目にする機会を作れるだけでなく、信頼性を上げられます。本格的にメール営業を始めるのであれば、自社ドメインを取得するのがおすすめです。
添付資料が間違っていないか確認する
メール営業を行う際は、文章の内容はもちろん添付する資料の確認も必須です。添付資料が間違っていた場合、成約はほぼ不可能といえます。文章の内容や誤字脱字の確認ばかりに気を取られてしまうのは、とても危険です。
折角、顧客に興味・関心を持ってもらっても、逆に悪い印象を与えてしまいます。メールを送信する前に、何度も見直しを行いましょう。
相手からのメールにはすぐに返信をする
メール営業で大切なのは、文章の内容だけではありません。顧客から連絡があったときには、すぐに返信する必要があります。返信に時間がかかると、相手にマイナスな印象を与える可能性が高いです。
少しでも成約率を上げるなら、顧客からの連絡には敏感に反応しましょう。すぐに返信して信頼できるという印象を与えることが大切です。
用途別営業メールテンプレート
今回は、用途別の営業メールテンプレートを紹介します。本記事内では6つの状況別にテンプレートをまとめました。詳細は次の通りです。
- 面談などのアポイントメール
- 新規開拓の営業メール
- 既存の顧客に対する営業メール
- 自社商品の提案メール
- ミーティング予定等のリマインドメール
- 対応してくれたお礼などを送るフォローメール
面談などのアポイントメール
件名：弊社○○に関してご面談のお願い【株式会社○○ ○○（自分の名前）】
本文
株式会社○○
△△ △△様
突然のご連絡にて、失礼いたします。
○○という製品を販売しております。
株式会社○○・○○部の〇〇と申します。
この度、貴社のホームページを拝見し、貴社の〇〇事業において弊社の商品がお役に立てるのではないかと感じ、ご連絡差し上げました。
弊社では○○というサービスを提供しております。
これまでさまざま業界で〇件導入実績がございます。
つきましては、是非直接お話をさせて頂く機会を頂戴いただけないでしょうか。
下記日時のご都合はいかがでしょうか？
当日は、サービス内容の詳細や導入事例の紹介、具体的な活用イメージなどをお話できればと考えております。
【訪問候補日時】
- 〇月〇日 △時
- 〇月〇日 △時
- 〇月〇日 △時
△△様のご都合に合わせてお伺いしますので、ご一報いただければ幸いです。
ご多忙の中大変恐れ入りますが、ご検討の程、よろしくお願いいたします。
新規開拓の営業メール
件名：○○のご案内【株式会社○○ ○○（自分の名前）】
本文
株式会社○○
△△ △△様
突然のご連絡失礼いたします。
○○という製品を販売しております。
株式会社○○・○○部の○○と申します。
突然のご連絡で大変恐縮ではございますが、当社との新規お取引をぜひご検討いただきたくご連絡差し上げた次第です。
当社では、○○という製品を販売しております。
弊社の製品をご活用いただくことで、貴社ビジネス業務の促進はもちろん業務の効率化が期待できます。
つきましては、ぜひ一度同社の製品を直接ご説明させていただきたいです。
当社の事業内容の詳細については、PDFにて資料を添付させていただきます。
ご多忙とは存じますが、ご検討のほど何卒よろしくお願い申し上げます。
既存の顧客に対する営業メール
件名：新製品「○○」のご案内【株式会社○○ ○○（自分の名前）】
本文
株式会社○○
△△ △△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
この度、当社では「○○」という新製品を販売開始いたしましたので、ご連絡差し上げました。
貴社の○○という目標達成について、お役に立てるのではないかと思われます。
お申し込みは、下記のURLからご確認ください。
つきましては、PDFにて資料を添付させていただきます。
ご不明点等ございましたら、大変恐れ入りますが下記メールアドレスまでお気軽にご相談ください。
今後とも、何卒よろしくお願いいたします。
自社商品の提案メール
件名：新商品「○○」のご案内【株式会社○○ ○○（自分の名前）】
本文
株式会社○○
△△ △△様
突然のご連絡失礼いたします。
○○という製品を販売しております。
株式会社○○・○○部の○○と申します。
この度は、当社の新商品「○○」のサンプルを△△様にお使いいただければと思い、ご連絡差し上げました。
今回ご提出するのは、当社の新商品「○○」です。商品の特徴としましては、○○や○○、○○な部分です。
△△様にご利用いただき、氷塊していただけるようでしたら、是非お取り扱いをご検討いただきたいと思っております。
前向きなお返事をいただけましたら、すぐにサンプルの用意をいたします。後日、改めてご連絡差し上げますのでお返事をいただければ幸いです。
ご多忙の中、恐縮ではございますが、ご検討のほどよろしくお願いします。
ミーティングリマインドメール
件名：○○日のミーティングの件について【株式会社○○ ○○（自分の名前）】
本文
株式会社○○
△△ △△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。
昨日ご相談をさせていただきましたミーティングのお約束の日時が近づいてまいりましたので、ご案内申し上げます。
日時：○○
場所：○○
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
対応してくれたお礼などを送るフォローメール
件名：先日の面談のお礼【株式会社○○ ○○（自分の名前）】
本文
株式会社○○
△△ △△様
いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。
本日はお忙しいところ、打ち合わせのお時間を頂戴し誠にありがとうございました。
当社の製品が貴社の課題解決のお役に立てるよう、疑問やご要望などがございましたらお気軽にご相談ください。
今後とも、一層のお引き立てを賜りますよう何卒よろしくお願い申し上げます。
メール営業を効率化するために
メール営業には効率的に進める4つのコツがあります。営業メールの作成を効率的に進めれば、遅延の防止にも繋げることが可能です。
- テンプレートを活用し、文章作成の手間を削減する
- 顧客リスト作成ツールを活用する
- メールの開封を確認できるようなツールを活用する
- 自動でフォローメールを送れるように設定する
テンプレートを活用し、文章作成の手間を削減する
メール営業を効率的に進めるなら、テンプレートを活用するのがおすすめです。文章作成の手間を、大幅に削減できます。メールの内容に合わせて簡単に編集するだけなので、より効率的かつ円滑に進められます。
また、テンプレートを活用すれば誤字脱字や文章の違和感など細かなミスを予防することが可能です。メール営業をより効率的かつ確実に進めるのであれば、テンプレートを用意しておく必要があります。
顧客リスト作成ツールを活用する
メール営業をより効率的に進めるなら、顧客リスト作成ツールを活用するのがおすすめです。リストを作成することで、データ管理を簡単に済ませられます。
顧客リストを作成することで企業のジャンルや返信メールの有無、使用しているテンプレートの種類などを簡単にまとめることも可能です。顧客リスト作成ツールを活用すれば、情報をまとめやすくなります。
メールの開封を確認できるようなツールを活用する
顧客がメールを開封したかどうか確認できるツールを活用するのも、一つの方法です。メールの開封を確認できれば成約率の高さを確認できます。
また、メールを開封しているかどうかで、文章の内容を変えることも可能です。顧客にあわせた柔軟な対応をするためにも、ツールを上手に活用していく必要があります。
フォローメールを送れるように設定する
メール営業は一度に大量のアプローチを実現できる分、誰にどの程度メールを送ったか管理することがとても重要です。フォローメールを自動で送れるように事前に設定しておけば、何度も同じ顧客にメールを送ってしまうミスを防げます。
まとめ
メール営業は、1度に大量のアプローチが可能な効率的な営業手法です。成約に繋がる書き方やポイントを上手に活用すれば、求める効果をだせます。
メール営業は、テンプレートを活用するのもおすすめです。常に一定のクオリティの文章を作成できるのはもちろん、手間の削減や打ち間違え防止などさまざまなメリットがあります。
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テレアポ・手紙・FAXも組み合わせたマルチチャネル営業
また、新規営業のアポの獲得の成功率には、ライティング（訴求メッセージの作成）とターゲティング（送信先リストの作成）の組み合わせのほかに、営業チャネル（コミュニケーション媒体）も大きく影響します。カイタクでは、「フォーム送信」「フルコール（テレアポ）」「手書き風手紙」「FAX DM」などの媒体を組み合わせた「マルチチャネル営業」も得意としています。
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